Slik håndterer du et vaktbytte

I Smartplan har ansatte mulighet til å bytte vakter med hverandre. Denne funksjonen er nyttig hvis for eksempel en ansatt ikke kan jobbe likevel. Ansatte har derfor muligheten til å bytte vakter internt, slik at vaktlisten fortsatt går opp.

I denne artikkelen skal vi gå gjennom følgende:

• Innstillinger for vaktbytte
• Godkjenne et vaktbytte via PC
• Godkjenne et vaktbytte i mobilappen
• Vaktbytteoversikt og historikk

Innstillinger for vaktbytte

Som administrator kan du via innstillingene selv bestemme hvor mye kontroll du vil ha over et vaktbytte mellom medarbeiderne dine. Du finner dette under menyvalget "Innstillinger" -> "Smartplan innstillinger" -> Vaktbytte". Her kan du velge mellom følgende innstillinger:

• Vaktbytte skal godkjennes av admin
• Godkjennelse er ikke nødvendig for ledige vakter (valget vises kun hvis du har valgt at vaktbytte skal godkjennes av en admin)
• Medarbeidere skal ikke kunne bytte vakter

Når du har valgt preferansene dine, klikker du på "Lagre innstillinger".

I tillegg kan du som administrator angi hvilken type vaktbytte du ønsker å få varsler om på kontoen din. Vil du for eksempel få beskjed om alt vaktbytte som skjer, eller har du kun ansvar for enkelte jobbkategorier eller arbeidsområder? Da kan du velge å kun motta varsler om vaktbytte innenfor disse områdene.

I tillegg kan du som administrator angi hvilken type vaktbytte du ønsker å få varsler om på kontoen. Vil du for eksempel ha beskjed om alt vaktbytte som skjer, eller har du bare ansvar for bestemte jobbtyper eller arbeidsområder? Da kan du velge kun å få varsler om vaktbytte innenfor disse områdene.

Du kan stille dette inn i notifikasjonsinnstillingene dine.

Godkjenne et vaktbytte via PC

Hvis kontoen din er satt opp til å kreve godkjenning fra en administrator før et vaktbytte kan gjennomføres, vil du få beskjed om ny vaktbytteaktivitet i aktivitets­senteret ditt (trykk på klokkeikonet øverst i høyre hjørne).

Her kan du se hvilke medarbeidere som er involvert i vaktbyttet, og hvilken vakt og vaktplan det gjelder:

Du kan nå godkjenne eller avslå vaktbyttet. Hvis du godkjenner vaktbyttet, blir dette registrert umiddelbart, og du vil deretter kunne se under "håndterte" at vaktbyttet er godkjent både av deg som administrator og av Amanda, som var medarbeideren som skulle overta vakten:

Du kan også godkjenne og avvise vaktbytteforespørsler under den respektive ansattes profil eller i den aktuelle vaktplanen, som forklart nedenfor.

Håndtering av vaktbytte fra den ansattes profil

Når du klikker på "Ansatte" i øverste menylinje, kan du velge den ansatte hvis vakter du ønsker å få oversikt over. På den ansattes profil kan du se om det er noen vaktbytteforespørsler som venter på godkjenning fra en administrator. Dette kan se slik ut:

I Smartplan skilles det mellom "innkommende vakter" og "utgående vakter" i den ansattes profil. I dette tilfellet kan du se at Anna C har tilbudt å ta en vakt fra vaktplanen. Her kan jeg velge å godkjenne eller avvise forespørselen. Vaktbytte og tilbud om ledige vakter kan også håndteres fra den ansattes profil.

Håndtering av vaktbytte i vaktplanen

Du kan også håndtere et vaktbytte direkte i vaktplanen. Dette kan du gjøre ved å klikke på en vakt i en frigitt vaktplan, deretter får du en oversikt over dagens vakter. I dette tilfellet kan du som administrator se at et vaktbytte den 5. desember venter på godkjenning.

Hvis du klikker på "Vaktbytte venter på admin-godkjenning", vil du ha muligheten til enten å "godkjenne" eller "avvise" vaktbyttet.

Godkjenne et vaktbytte i mobilappen

I forlengelsen av hvordan du håndterer vaktbytte på PC, har du også mulighet til å godkjenne eller avslå forespørsler om vaktbytte direkte fra Smartplan-appen.

Når du åpner appen som administrator, blir du gjort oppmerksom på vaktbytteforespørselen via punktet "Aktiviteter" nederst i menyen. Hvis du klikker på "Forespørsler", vil du kunne se at én eller flere handlinger venter på din godkjenning:

Vaktbytteoversikt og historikk

Hvis du er logget inn som administrator i Smartplan på datamaskinen, har du muligheten til å se en oversikt over kontoens vaktbyttehistorikk.

Du kan enten få tilgang til historikken direkte når du får et varsel om vaktbytte. Dette er kun mulig via datamaskin. I tillegg kan du få tilgang til historikken for vaktbytte via innstillingene dine.

Når du har klikket på "Vaktbytte" til venstre, kan du bla nedover siden og finne en oversikt over alle vaktbytter som er gjennomført på Smartplan-kontoen.

Her kan du velge hvilken periode du vil se historikk for. Du kan også velge kun å se en oversikt over vaktbytter for en bestemt ansatt eller jobbtype. Dette kan du enkelt filtrere ved hjelp av de to fanene som er plassert over historikken.

I oversikten kan du se hvilken dato vaktbyttet fant sted, hvem som ga og fikk vakten, hvilken vakt det var snakk om, og hvem som godkjente byttet.

Når du ser på historikken over vaktbytter, kan du skille mellom to typer, som vist i eksemplene nedenfor.

I det første eksempelet står det at vaktbyttet ble godkjent av "deg", fordi jeg som administrator gjennomførte overdragelsen av vakten fra Ida til Emma fredag 17. januar. Hvis en annen administrator på kontoen din hadde overført en vakt fra én ansatt til en annen, ville den administratorens navn ha dukket opp.

I det andre eksempelet står det i kolonnen "godkjent av" at både "deg" og "Ida" har godkjent vaktbyttet. Dette betyr at begge parter har godkjent byttet som Amanda startet. Siden dette er et vaktbytte mellom to ansatte (Amanda og Ida) som ikke har administratorrettigheter, krever det godkjenning fra både mottakeren av vaktbyttet og en administrator.

Oppsummert gir vaktbyttehistorikken deg og andre administratorer på Smartplan-kontoen muligheten til å holde oversikt over gjennomførte vaktbytter på tvers av alle ansatte på kontoen.