Superbrukerrettigheter i Smartplan

Kanskje kjenner du en av følgende situasjoner:

  • Du har ansatte som hver for seg er ansvarlige for forskjellige lokasjoner på din konto?
  • Kanskje har du ansatte som skal kunne godkjenne vaktbytter, men ikke ha tilgang til å lage vaktplaner?
  • Eller kanskje har du en regnskapsfører som kun skal kunne håndtere lønn og ikke ha noe å gjøre med vaktplaner, fravær, vaktbytte eller lignende?

I så fall kan du dra nytte av å gjøre enkelte ansatte til superbrukere på din Smartplan-konto. Men hva innebærer det å være en superbruker?


En superbruker er et mellomnivå mellom vanlige ansatte og administratorer når det gjelder hvilke rettigheter de har på kontoen. At de ligger mellom disse nivåene skyldes at du som administrator eller kontoeier kan velge nøyaktig hvilke rettigheter superbrukerne skal ha. Det vil si at en superbruker ikke nødvendigvis har tilgang til alle funksjoner på kontoen, men kan håndtere for eksempel lønn, fravær, vaktbytte eller vaktplaner. Hvor mange rettigheter hver enkelt superbruker skal ha, er helt opp til deg. Du kan tilpasse det hele selv.

I resten av denne artikkelen gjennomgår vi:


Hvordan gjør jeg en medarbeider til superbruker?

Når du er logget inn på din Smartplan-konto, er det flere forskjellige steder du kan tildele en medarbeider superbrukerrettigheter.


Inne i “Innstillinger” → “Smartplan Innstillinger” → “Lokasjoner”, aktiverer du funksjonen. Det krever bare et avkrysningsfelt i boksen “Aktiver at medarbeidere kan inndeles på steder”. Denne funksjonen kan du bruke enten du har én enkelt lokasjon eller flere forskjellige lokasjoner på kontoen.


Når du har krysset av i boksen, kan du for hver lokasjon klikke på “Tilknytt medarbeidere og superbrukere”:

Her kan du velge hvilke ansatte som skal være tilknyttet den valgte lokasjonen.


Samtidig kan du velge hvem som skal være superbrukere for lokasjonen. En ansatt kan tilknyttes flere lokasjoner, men kun være superbruker på én av dem. I så fall gir du vedkommende bare superbrukerrettigheter på den relevante lokasjonen.


Klikker du på “Tilpass” ved siden av en superbruker, kan du velge hvilke rettigheter de skal ha for lokasjonen:

Når du har aktivert funksjonen i innstillingene, kan du også tildele en ansatt superbrukerrettigheter via menypunktet “Ansatte”. Her kan du gjøre det enten når du redigerer en ansatts profil eller oppretter en ny ansatt:

De forskjellige rettighetene som en superbruker kan ha, utdypes nedenfor.


Hvilke rettigheter kan en superbruker ha?

Når du gjør en ansatt til superbruker, har du mulighet til å gi vedkommende rettigheter til å håndtere disse tingene:


Godkjenne og avvise vaktbytte

Medarbeideren får rettigheter til å håndtere alt angående vaktbytte på den valgte lokasjonen. Det vil si at medarbeideren kan opprette vaktbytte mellom to ansatte. Samtidig kan vedkommende også godkjenne eller avvise vaktbytteforespørsler fra ansatte på lokasjonen. Medarbeideren vil ikke ha tilgang til vaktbyttehistorikken i innstillingene, da disse kun kan tilgås av administratorer og kontoeier.


Se og godkjenne møtetider

Superbrukeren får tilgang til menypunktet “Timer & lønn”. Her kan vedkommende se og redigere møtetider for ansatte på lokasjonen, og samtidig godkjenne eventuelle endringer som ansatte gjør til sine egne møtetider. Superbrukeren kan også bruke funksjonen “Eksporter til Excel” for å generere en Excel-fil med hele perioden. Vedkommende får også tilgang til å se ansattes timebalanser og legge til kompensasjoner. Denne rettigheten gir ikke superbrukeren tilgang til å se lønnsdata.


Se og eksportere lønn

Med denne innstillingen får superbrukeren tilgang til å se ansattes lønnsdata og eksportere lønn fra Smartplan. Vedkommende kan legge til ansattnumre for lønnskjøring og velge mellom ulike lønnstyper som er opprettet på kontoen. Samtidig får superbrukeren mulighet til å se ansattes timebalanser og legge til kompensasjoner. Merk at superbrukeren også får tilgang til å se møtetider. Hvis vedkommende skal kunne godkjenne endringer til møtetider, må han eller hun også ha rettigheten “Se og godkjenne møtetider”.


Håndtere vaktlister

Innstillingen gir superbrukeren rettigheter til å opprette, redigere og slette vaktplaner for lokasjonen. Superbrukeren kan også redigere skabeloner for lokasjonen og sette opp spesifikke ansattregler. Merk at kun administratorer og kontoeieren kan endre de generelle ansattreglene. Superbrukeren kan heller ikke endre lokasjon for vaktplaner, da dette kun kan gjøres av administratorer eller kontoeieren.


Håndtere og godkjenne fravær

Superbrukeren får mulighet til å opprette fravær for ansatte på lokasjonen, samt godkjenne eller avvise fraværsforespørsler. Superbrukeren kan også bestemme hva som skal skje med vaktene når fravær opprettes eller redigeres, for eksempel opprette nye ledige vakter eller sette vaktene til null timer i forbindelse med fravær. Merk at denne rettigheten er begrenset til fraværshåndtering, og at superbrukeren må ha rettigheten “Håndtere vaktplaner” for å kunne opprette vakter generelt.


Redigere ansatte

Med denne innstillingen får superbrukeren rettigheter til å redigere ansatte på lokasjonen, for eksempel endre jobbtitler eller legge til ekstra informasjon. Superbrukeren kan ikke opprette eller slette ansatte, og kan heller ikke tilknytte ansatte til lokasjoner de selv ikke har tilgang til. Disse tingene kan kun gjøres av administratorer eller kontoeieren.

Besvarte dette spørsmålet ditt? Takk for tilbakemeldingen Det oppsto et problem med å sende inn tilbakemeldingen din.