Så enkelt er det å bruke Smartplan for dine ansatte
Det skal være enkelt for alle å bruke Smartplan, både for deg og dine ansatte.
I denne artikkelen gjennomgår vi noen av de tingene som dine ansatte raskt kan gjøre selv i Smartplan, og som dermed kan lette noe av arbeidsbyrden for deg.
Så snart du fyller ut ansattes e-postadresser, blir de invitert til deres Smartplan-konto. Når de ansatte har aktivert sine brukere, kan de blant annet gjøre følgende:
- Se sine kommende vakter
- Skrive meldinger til hverandre
- Bytte vakter
- Se sine timer
- Søke om ferie eller annet fravær
Alle disse funksjonene kan de ansatte bruke via Smartplan-appen eller når de logger inn på en datamaskin. I denne artikkelen vises eksempler fra appen.
Slik ser de ansatte sine kommende vakter
I appen kan de ansatte se sine kommende vakter under menypunktet “Min profil”. Øverst på siden vises deres neste vakt, mens de nederst på siden kan se alle sine kommende vakter.
De har også muligheten til å se ledige vakter som de har jobbtypene til å dekke.
De ansatte trenger faktisk ikke engang å åpne appen for å se sin neste vakt. De kan også legge til vår widget for å vise vaktene direkte på hjemskjermen på telefonen.
Slik sender de ansatte meldinger til hverandre
Dine ansatte kan sende meldinger til hverandre (og til deg) via menypunktet “Meldinger”. På den måten kan de for eksempel raskt sende en melding hvis de ønsker hjelp til å bli kvitt en vakt.
Alt de trenger å gjøre er å fylle inn en tittel, velge mottakere av meldingen, og skrive innholdet.
Det er også mulig å legge inn meldinger direkte på dagene i vaktlisten.
Slik bytter de ansatte vakter
Hvis dine ansatte trenger å bytte vakter med hverandre, kan dette gjøres med få klikk.
På siden “Min profil” velger de ganske enkelt den vakten de vil bytte. Deretter har de to muligheter:
De kan enten velge “Gi bort”, hvor de spør en spesifikk kollega om vedkommende kan ta deres vakt. Kollegaen vil da motta en notifikasjon om forespørselen.
Eller de kan velge “Frigjør vakten”, og da vil alle ansatte med samme jobbtype kunne melde seg på vakten i vaktlisten. Den ansatte vil fremdeles ha vakten inntil en annen tar den.
Det er ditt valg om vaktbytte skal godkjennes av en administrator eller ikke.
Slik ser de ansatte sine timer
Dine ansatte kan få oversikt over sine gjennomførte og fremtidige timer via menypunktet “Min profil”. Her går de ganske enkelt inn under “Timer”.
De velger selv en periode de ønsker å se på, og kan da se alle timer i den valgte perioden.
Hvis de ansatte enkelte dager jobber lengre eller går tidligere, kan de enkelt rette møtetiden sin.
Slik søker de ansatte om ferie/fravær
De ansatte kan selv gå inn og søke om ferie eller annet fravær hvis de har dager hvor de ønsker fri.
De klikker ganske enkelt på “Fravær” inne på “Min profil”, og vil da kunne legge til fravær. Når de legger til fraværet, må de velge hvilken periode det gjelder, samt hvilken type fravær det dreier seg om (ferie, sykdom osv.).
Når de ansatte søker om fravær, må det alltid godkjennes av en administrator. Dette kan du lese mer om i denne artikkelen.