Slik håndterer du ansattes fravær
Denne artikkelen gjelder for kontoeiere, administratorer samt superbrukere med rettigheter til å håndtere fravær på kontoen.
I denne artikkelen kan du lære om:
- Hvordan du håndterer fraværsforespørsler i en nettleser
- Hvordan du håndterer fraværsforespørsler i appen
- Hvordan du redigerer og sletter fravær i en nettleser eller appen
Godkjenn/avslå fraværsforespørsler
Når ansatte sender inn fraværsforespørsler, vil du motta melding om dette enten på e-post, som mobilvarsel eller begge deler. Det avhenger av dine varslingsinnstillinger.
Håndter fraværsforespørsler i en nettleser
På din Smartplan-konto vil nye fraværsforespørsler fra ansatte vises under klokken i øvre høyre hjørne. Klikk på klokken for å se fraværsforespørsler og velg om du vil godkjenne eller avslå dem:
Før du kan godkjenne en fraværsforespørsel, må du velge hva som skal skje med den ansattes vakter i fraværsperioden. Dette vil vises når du klikker på "Godkjenn".
I det uthevede feltet øverst på bildet nedenfor kan du endre innstillingen for alle den ansattes vakter i perioden. Hvis noen vakter skal behandles annerledes, kan du tilpasse dem ved å klikke på "Endre" på den aktuelle vakten:
Du har også muligheten til å sjekke den ansattes feriekonto for å se om det nye fraværet overskrider den tillatte grensen:
Slik kan du legge til en kompensasjon i timebalansen når du legger til/godkjenner fravær
Når du oppretter eller godkjenner fravær for dine ansatte, har du samtidig muligheten til å legge til en kompensasjon i de ansattes timebalanse. Dette kan du gjøre nederst på siden, der du også velger hva som skal skje med de ansattes vakter i fraværsperioden.
Hvis den ansatte har vakter i perioden som settes til å gi 0 timer, trekkes det antall timer vaktene skulle ha vart, automatisk fra timebalansen (forutsatt at det brukes gjennomførte timer for å beregne dette). I slike tilfeller kan du legge til en positiv kompensasjon på samme antall timer, dersom fraværet ikke skal påvirke timebalansen.
På helligdager kan kompensasjonen også være nyttig dersom du ikke legger inn vakter i vaktlisten for dine ansatte på disse dagene. Oppretter du fravær for dine ansatte, kan du samtidig velge å legge til en kompensasjon på det antall timer de ansatte skulle ha vært på jobb.
Hvis du legger til eller godkjenner timebasert fravær, vil det ikke automatisk bli trukket fra timebalansen. Dersom fraværet skal påvirke timebalansen, har du følgende muligheter:
- Trekk timene fra ved å legge til en negativ kompensasjon i timebalansen.
- Juster arbeidstiden tilsvarende når du legger til fraværet. I så fall er det ikke nødvendig å legge til en kompensasjon.
- Velg at hele vakten skal gi 0 timer og legg til en positiv kompensasjon med det antall timer som balansen skal justeres med.
En annen måte å se fraværsforespørsler på, er ved å gå inn på ansattens profil. På siden "Ansatte" klikker du på den ansatte du ønsker å se forespørselen for, og du kommer deretter inn på vedkommendes profil.
Under fanen "Ferie & fravær" kan du se alle fraværsforespørsler under "Fravær som mangler godkjennelse":
Her kan du enten redigere, godkjenne eller avslå forespørselen. Før du kan godkjenne en forespørsel, må du velge hva som skal skje med den ansattes vakter i fraværsperioden. Dette vil vises når du klikker på "Godkjenn". Her vil du samtidig se hvordan fraværet påvirker den ansattes feriekonto.
Hvis du ønsker en samlet oversikt over alle fraværsforespørsler på kontoen, kan du klikke på "Ferie & fravær" i menyen for å se fraværskalenderen.
Fravær som mangler godkjenning, vises i en hvit boks med en klokke. Øverst til høyre vil du også se alle forespørsler som mangler godkjenning:
For å redigere, godkjenne eller avslå fraværet, klikker du på det i kalenderen. Før du kan godkjenne forespørselen, må du velge hva som skal skje med den ansattes vakter i perioden. Dette vises når du klikker på "Godkjenn". Her ser du også hvordan fraværet påvirker den ansattes feriekonto.
Håndter fraværsforespørsler i appen
For å se og håndtere fraværsforespørsler på telefonen kan du gjøre dette via menypunktet "Ansatte".
Her vil du kunne se en liste over ansatte, og du kan klikke på personen du ønsker å se fraværsforespørsler for:
På ansattens profil finner du fraværsforespørsler under "Fravær", etterfulgt av "Fravær som mangler godkjennelse":
Her kan du redigere, godkjenne eller avslå fraværet. Før du kan godkjenne forespørselen, må du velge hva som skal skje med vaktene i fraværsperioden. Dette vises når du klikker på "Godkjenn".
Øverst i den uthevede firkanten kan du endre innstillingen for alle den ansattes vakter i perioden. Hvis noen vakter skal behandles annerledes, kan du tilpasse dem ved å klikke på "Endre" på vakten:
Her kan du i toppen av menyen se den ansattes feriekonto. Feriekontoen hjelper deg med å holde styr på antall dager den ansatte har brukt av en bestemt fraværstype og om det overskrider en definert grense.
Du bestemmer selv om du vil bruke feriekontoen. Den kan aktiveres på din Smartplan-konto under Innstillinger -> Smartplan Innstillinger -> Ferie og Fravær.
Slik kan du legge til en kompensasjon i timebalansen når du legger til/godkjenner fravær
Når du oppretter eller godkjenner fravær for dine ansatte, har du samtidig muligheten til å legge til en kompensasjon i de ansattes timebalanse. Dette kan du gjøre nederst på siden, der du også velger hva som skal skje med de ansattes vakter i fraværsperioden.
Hvis den ansatte har vakter i perioden som settes til å gi 0 timer, trekkes det antall timer vaktene skulle ha vart, automatisk fra timebalansen (forutsatt at det brukes gjennomførte timer for å beregne dette). I slike tilfeller kan du legge til en positiv kompensasjon på samme antall timer, dersom fraværet ikke skal påvirke timebalansen.
På helligdager kan kompensasjonen også være nyttig dersom du ikke legger inn vakter i vaktlisten for dine ansatte på disse dagene. Oppretter du fravær for dine ansatte, kan du samtidig velge å legge til en kompensasjon på det antall timer de ansatte skulle ha vært på jobb.
Hvis du legger til eller godkjenner timebasert fravær, vil det ikke automatisk bli trukket fra timebalansen. Dersom fraværet skal påvirke timebalansen, har du følgende muligheter:
- Trekk timene fra ved å legge til en negativ kompensasjon i timebalansen.
- Juster arbeidstiden tilsvarende når du legger til fraværet. I så fall er det ikke nødvendig å legge til en kompensasjon.
- Velg at hele vakten skal gi 0 timer og legg til en positiv kompensasjon med det antall timer som balansen skal justeres med.
Hvis du ønsker en samlet oversikt over de siste fraværsforespørslene på kontoen, finner du dem øverst på siden "Ansatte". Klikk på de avventende handlingene for å få oversikt og godkjenne/avslå dem:
Før du kan godkjenne en forespørsel, må du velge hva som skal skje med vaktene i fraværsperioden. Dette vises når du klikker på "Godkjenn".
Du kan også få tilgang til fraværskalenderen i appen ved å klikke på "Fravær" på siden "Ansatte". I kalenderen vil fravær som ikke er godkjent, være markert med et utropstegn:
Ved å klikke på en dag i kalenderen får du et detaljert overblikk over fraværet. Klikk på "Håndter" for å godkjenne fraværet:
Før du kan godkjenne forespørselen, må du velge hva som skal skje med vaktene i perioden. Dette vises når du klikker på "Godkjenn".
Rediger og slett fravær
Hvis du vil redigere eller slette fravær for en ansatt, kan du gjøre det både via ansattens profil eller fraværskalenderen.
For å redigere fravær via profilen, når du er logget inn i en nettleser eller i appen, går du til siden "Ansatte". Der finner du den aktuelle ansatte i listen og klikker på personen.
Deretter går du til "Ferie & fravær", hvor du kan finne godkjent fravær. Her kan du velge å redigere eller slette fraværet:
Før du kan slette fravær hvor det er registrert vakter i perioden, må du velge hva som skal skje med vaktene:
Det er også mulig å håndtere fravær direkte i fraværskalenderen. I en nettleser finner du kalenderen under "Ferie & fravær" i menyen.
Søk etter perioden fraværet ligger i, og bla mellom månedene i øverste høyre hjørne av kalenderen.
Klikk deretter på fraværet du vil håndtere, og du kan velge om du vil redigere eller slette det:
