Slik legger du til fraværsregistreringer i forbindelse med lønnskjøring
Denne artikkelen gjelder for kontoeieren og administratorer, da det kun er disse brukertypene som har tilgang til kontoens innstillinger. Superbrukere med rettigheter til å se og eksportere lønn kan kjøre lønn via "Timer & lønn", men de kan ikke få tilgang til lønnsinnstillingene.
Hvis dine ansatte for eksempel skal motta sykepenger i stedet for full lønn under sykdom, kan du håndtere dette i Smartplan ved hjelp av fraværsregistreringer.
I denne artikkelen skal vi gå gjennom hvordan du:
Slik oppretter du nye fraværsregistreringer
Inne i "Innstillinger" -> "Smartplan Innstillinger" -> "Lønn" kan du sette opp fraværsregistreringer nederst på siden under "Registrering av fravær (valgfritt)".
For å komme i gang klikker du bare på "Legg til fraværsregistrering", og deretter kan du fylle ut nødvendig informasjon:
Navngi fraværsregistreringen:
I dette feltet gir du registreringen et navn som hjelper deg å få best mulig oversikt over lønnsinnstillingene dine. Dette kan for eksempel være "Sykdom, timelønn" eller et annet navn som indikerer hvilken fraværsregistrering det er snakk om.
Velg fraværstype:
Her kan du se de ulike fraværstypene dere har opprettet på kontoen deres. Du velger bare den fraværstypen som registreringen skal gjelde for.
Du kan også velge om fraværet skal ha lønnstillegg som vanlige timer, det vil si hvis kvelds-, helge- eller helligdagstillegg fortsatt skal utbetales.
Tillegget skal gjelde for:
Akkurat som når du legger til lønnstillegg, velger du når denne lønnen skal utbetales. Skal den gjelde for alle dager, eller kanskje bare på helligdager? Dette kan du styre selv.
Fraværsregistreringen skal gjelde for utvalgte ansatte:
Her kan du velge om det er alle ansatte eller kun enkelte personer som fraværsregistreringen skal gjelde for.
Angi tidsrom på dagen for tillegget:
Hvis fraværsregistreringen skal gjelde hele dagen, fyller du bare inn "00:00-24:00". Du kan også velge et mindre tidsrom hvis registreringen kun skal gjelde for noen timer.
Timelønn:
Her kan du definere verdien av fraværsregistreringen i forhold til hvor mye ansatte skal motta i en fraværsperiode på timebasis. Du kan enten velge å fylle ut en spesifikk timesats, eller du kan angi en prosentandel i stedet. Dette betyr at Smartplan beregner betalingen for fraværet ut fra lønnstypen den enkelte ansatte har.
Hvis du har gitt forskjellige jobber ulike lønnssatser, vil betalingen alltid beregnes ut fra timelønnen den ansatte hadde for den aktuelle vakten(e). Vær oppmerksom på at det er viktig at den ansatte faktisk har en vakt med den bestemte jobbtypen i løpet av fraværet.
Angi lønnssats for tillegget:
Lønnssatsen er koden som fraværsregistreringen har i deres lønnssystem. Denne lønnstypen gjør at systemet kan koble informasjonen fra Smartplan med informasjonen i lønnssystemet, så det er viktig at disse stemmer overens. Det er imidlertid valgfritt om du vil fylle ut denne, da du kan nøye deg med å angi en timelønn. Smartplan kobler dette automatisk sammen med lønnssystemet når du kjører lønn.
Kjører du lønn til Excel, velger du selv om du vil fylle ut en lønnstype, siden filen ikke skal importeres til et annet system.
Slik håndterer du ansattes fravær i Smartplan
Når en ansatt melder seg syk og for eksempel skal motta sykepenger i stedet for full lønn, håndterer du dette på følgende måte:
1. Fraværet legges til for den ansatte. Dette kan enten gjøres av den ansatte selv eller av en administrator. Fraværet skal kun legges til for de timene som den ansattes vakt skulle dekke.
2. En administrator godkjenner fraværet og velger samtidig at den ansattes vakt skal registreres med 0 timer i tidsrommet for sykdommen. Dette gjøres i forbindelse med godkjenningsprosessen.
3. Inne i lønnsinnstillingene sikrer administrator at den ansatte er valgt under fraværsregistreringen.
På denne måten vil den ansatte i stedet for sin vanlige lønn motta satsen som fraværsregistreringen dekker.