Eksporter til Excel

Hvis du ønsker å eksportere timer fra Smartplan til Excel, begynner du med å velge menypunktet “Timer & lønn” og velger deretter ‘Velg dato’.

En datovelger åpnes. Her velger du perioden du ønsker å eksportere til Excel, for eksempel perioden 1. november - 30. november.

En oversikt over timer per ansatt for perioden vises.

Her kan du også se om det er gjort endringer i de planlagte timene, og om disse endringene er godkjent (grønn) eller ikke (rød). Selv om endringene ikke er godkjent, vil de fortsatt vises i Excel-eksporten, så hvis endringene er feil, må de rettes først.

På venstre side er det en knapp hvor det står ‘Overfør timer til Excel’. Her klikker du når du er klar til å eksportere.

Når uttrekket er eksportert til Excel, vil det kunne sees under ‘Siste Excel-eksport’. Klikk her for å laste ned dokumentet. Dokumentet vil hete ‘Eksport’, etterfulgt av datoene du har valgt.

Hvis du åpner Excel-dokumentet, blir du møtt av en introduksjon i dokumentets første fane. Her forklares det hva du finner i dokumentet.

I Excel-rapporten er det ulike faner. Fanene heter ‘Rapport’, ‘Fordelt mellom stillinger’, ‘Dagsoverblikk’, ‘Personoverblikk’, ‘Timer per person’, ‘Fraværsoversikt’ og ‘Timebalancer’. Disse arkene gir på ulike måter en oversikt over timene for den valgte perioden.

Det er en mulighet å bruke Excel-dokumentet til å kjøre lønn med. Hvis bedriften din bruker tillegg for kveld/helg, kan du for eksempel gå inn under fanen ‘Timer per person’ for å se hvor mange timer hver ansatt har jobbet samt når på dagen/uken.

Under ‘Personoverblikk’ finner du det samlede antallet timer per person, samt antall vakter og deres varighet.

Under fanen ‘Fordelt mellom stillinger’ finner du timene oppsummert etter jobbtype. I dette tilfellet ser arket slik ut:

Beveg deg rundt i dokumentet for å lære mer om rapportens ulike ark. Skriv gjerne til support@trysmartplan.com hvis du har noen spørsmål til oss.