Slik registrerer du fravær som ikke påvirker timebalansen

Når man registrerer fravær i Smartplan, kan det noen ganger påvirke medarbeiderens timebalanse, noe som kan resultere i et feil timeregnskap.

I enkelte scenarier kan det være ønskelig at fraværet trekkes fra medarbeiderens timebalanse. Dette kan for eksempel være tilfelle hvis medarbeideren er fraværende på grunn av helligdager der arbeidsplassen likevel holder stengt.

I slike tilfeller finnes det flere forskjellige måter å trekke fraværet fra medarbeiderens timebalanse. La oss se på tre forskjellige metoder her:

1. Gjennomførte timer minus normen

2. Planlagte timer minus normen

3. Gjennomførte timer minus planlagte timer

1. Gjennomførte timer minus normen

Denne metoden er den mest populære for å trekke fraværet fra timebalansen. Her baseres medarbeiderens timebalanse på de faktiske avholdte timene.

Mulighet 1: Opprett fraværet uten kompensasjon

Du kan selv bestemme om du vil registrere fraværet i Smartplan. Det er viktig at du på forhånd har opprettet vaktene for medarbeideren på de dagene vedkommende er fraværende, siden de avholdte timene danner grunnlaget for å trekke timene fra. Hvis du ikke har opprettet vaktene ennå, må du gjøre det først. Vaktens lengde bør være den samme som en vanlig arbeidsdag.

Når du oppretter fraværet, må vaktene utløse timer slik at timebalansen forblir korrekt.

Ved å opprette vakten og registrere fraværet, vil normen stemme, og timebalansen vil ikke bli negativt påvirket.

Mulighet 2: Kombiner fravær og kompensasjon

Hvis du ikke ønsker både å opprette en ny vakt og fravær for medarbeideren, kan du nøye deg med kun å opprette fraværet.

Først oppretter du fraværet som i mulighet 1, men uten å opprette en vakt. Da det ikke vil være en vakt i vaktplanen, vil medarbeideren ikke nå sin ukentlige norm, og timebalansen blir derfor negativt påvirket.

For å rette dette må du manuelt legge til timer i timebalansen ved hjelp av en kompensasjon. Kompensasjonen kan beregnes ved hjelp av medarbeiderens norm (se eksemplet ovenfor).

Mulighet 3: Unngå å opprette fravær

Hvis du ikke ønsker å registrere fravær i Smartplan, finnes det en alternativ måte å unngå at timebalansen blir påvirket. Du kan enten opprette vakter for medarbeideren eller legge til en kompensasjon i medarbeiderens timebalanse.

For å sikre at timebalansen forblir upåvirket, må vaktens eller kompensasjonens lengde beregnes ut fra medarbeiderens norm. Hvis medarbeideren for eksempel har en månedlig norm på 160 timer, og det er 20 arbeidsdager i måneden, skal vakten eller kompensasjonen være på 8 timer (160 timer / 20 dager) for hver fraværsdag. Hvordan du ønsker å gjøre dette er helt opp til deg.

Hvis du velger å opprette vakter for å oppfylle normen, må du ikke redigere timene etterpå eller markere vakten som fraværende. Dette er fordi beregningen følger de avholdte timene, og det er viktig at disse registreres som avholdte.

2. Planlagte timer minus normen

Her blir timebalansen beregnet ut fra de planlagte timene i vaktplanen, ikke de faktiske avholdte timene.

Mulighet 1: Opprett fraværet uten kompensasjon

Du kan velge om du vil registrere fraværet i Smartplan. Det er viktig at du på forhånd har opprettet vaktene for de dagene medarbeideren er fraværende, slik at de planlagte timene kan trekkes fra. Hvis du ikke har opprettet vaktene, må du gjøre dette først. Vaktens lengde må være lik en vanlig arbeidsdag.

Når du oppretter fraværet, kan du velge mellom to innstillinger. Hvilken du bruker er opp til deg.

Husk å ikke slette medarbeiderens vakt i perioden. Hvis en annen medarbeider skal ta vakten, bør du opprette en ny vakt i stedet for å slette den opprinnelige.

Mulighet 2: Kombiner fravær og kompensasjon

Hvis du ikke ønsker både å opprette en vakt og fravær for medarbeideren, kan du nøye deg med å opprette fraværet.

Først oppretter du fraværet som i mulighet 1, men uten å opprette en vakt. Da det ikke er noen vakt, vil medarbeideren ikke nå sin ukentlige norm, og timebalansen vil derfor bli negativt påvirket.

For å rette dette, må du manuelt legge til timer i timebalansen ved hjelp av en kompensasjon. Kompensasjonen kan beregnes ut fra medarbeiderens norm.

Mulighet 3: Unngå å opprette fravær

Hvis du ikke ønsker å registrere fravær i Smartplan, finnes det en alternativ måte å unngå at timebalansen blir påvirket. Du kan enten opprette vakter eller legge til en kompensasjon i medarbeiderens timebalanse.

For å sikre at timebalansen forblir upåvirket, må vaktens eller kompensasjonens lengde beregnes ut fra medarbeiderens norm. Hvis medarbeideren for eksempel har en månedlig norm på 160 timer, og det er 20 arbeidsdager i måneden, skal vakten eller kompensasjonen være på 8 timer (160 timer / 20 dager) for hver fraværsdag.

3. Gjennomførte timer minus planlagte timer

I dette tilfellet har timebalansen ingen spesifikk norm. Balansen beregnes ut fra differansen mellom de planlagte og avholdte timene.

Mulighet 1: Unngå å opprette vakter

For å unngå at timebalansen blir påvirket, kan du velge å ikke opprette vakter i fraværsperioden. Hvis det allerede finnes vakter, kan du slette dem. På denne måten vil ikke timebalansen påvirkes.

Mulighet 2: Opprett vakter

Hvis du vil opprette vakter selv om medarbeideren er fraværende, kan du gjøre det. Hvis du ikke redigerer timene etterpå, vil de avholdte timene matche de planlagte, og timebalansen vil forbli uendret.

Hvis du også vil registrere fraværet i Smartplan, kan du gjøre dette. Etter at vakten er opprettet, kan du opprette fraværet for medarbeideren og velge at vakten skal utløse timer.

På denne måten vil fraværet ikke påvirke timebalansen negativt.

Kombinasjonen av fravær og timebalanse kan fort bli kompleks og vanskelig å forstå. Ikke nøl med å kontakte Smartplan Support hvis du trenger hjelp til å forstå eller sette opp de ulike innstillingene.