Slik kommer du i gang med å bruke timebalanser
Denne artikkelen er relevant for konto-eiere og administratorer, siden det kun er disse brukertypene som har tilgang til kontoens innstillinger. Superbrukere med rettigheter til å se og godkjenne møtetider, samt eksportere lønn, vil i tillegg kunne se medarbeidernes timebalanser og legge til kompensasjoner i "Timer & lønn".
Vi vil gå gjennom:
- Hva du kan bruke timebalanser til
- Hvordan du setter opp innstillingene
- Individuelle innstillinger for medarbeidere
- Hvordan du ser medarbeidernes timebalanser
Dette kan du bruke timebalanser i Smartplan til
Timebalanser i Smartplan gjør det mulig for deg å holde oversikt over om medarbeiderne faktisk jobber det antall timer som ønsket – enten ukentlig eller månedlig.
Med denne funksjonen får du blant annet muligheten til:
- Å ha en form for fleksikonto for hver enkelt medarbeider
- Å se om dine timelønnede medarbeidere får det antall timer de er ansatt for i sine kontrakter
- Å se om dine funksjonærer får avspasert det nødvendige
- Å se om du prioriterer ressursene dine tilstrekkelig
Du kan enkelt komme i gang med å bruke timebalanser i Smartplan. Nedenfor kan du lese hvordan.
Slik setter du opp innstillingene for timebalanser
Når du vil begynne å følge med på dine medarbeideres timebalanser i Smartplan, må du først sette opp noen innstillinger på kontoen.
Dette gjør du ved å gå til "Innstillinger" → "Smartplan Innstillinger" → "Timesbalanse".
Her starter du med å krysse av for "Aktiver timebalanser":
Deretter kan du konfigurere generelle innstillinger for kontoen. Du velger hvordan balansen skal beregnes, og du har tre forskjellige alternativer:
1. Planlagte timer minus normen (medarbeidernes norm trekkes fra planlagte timer)
2. Gjennomførte timer minus normen (medarbeidernes norm trekkes fra avholdte timer)
3. Gjennomførte timer minus planlagte timer (medarbeidernes planlagte timer trekkes fra de avholdte timene)
Normen er ønsket antall timer som medarbeiderne skal jobbe, og vi går gjennom hvordan du stiller inn dette senere.
Du skal også velge om det skal være mulig for medarbeiderne å se sine egne balanser på profilene sine.
De innstillingene du velger her, vil være generelle for alle medarbeidere. Men hvis noen medarbeidere skal ha andre innstillinger, kan du enkelt justere dette under de individuelle innstillingene.
Individuelle innstillinger for medarbeidere
Under de generelle innstillingene kan du velge bort medarbeidere som ikke skal ha beregnet timebalanse. Fjern avmerkingen ved siden av navnet for de som ikke skal ha dette:
Du har også muligheten til å endre "Utregning" og "Synlighet" for enkeltpersoner. I eksempelet nedenfor har jeg for eksempel valgt at Hans' timebalanse skal beregnes med planlagte timer minus normen:
Videre kan du sette normen for hver medarbeider ved å klikke på "Angi" i kolonnen "Norm".
Når du gjør dette, kan du velge tre ting:
- Startdato for normen
- Normtimer (ønsket antall timer medarbeideren skal jobbe)
- Normperiode (om normen skal beregnes ukentlig eller månedlig)
Slik ser du medarbeidernes timebalanser
Så snart normen er satt opp, kan du følge med på medarbeidernes timebalanser. Dette finner du under "Timer & lønn".
Her kan du gjøre et søk for en periode og se timebalansene i kolonnen "Balanse":
Når du klikker på balansen, vil du også kunne se hvordan den er beregnet:
Du har også muligheten til å justere medarbeidernes timebalanser etter behov. Dette kan være relevant når du for eksempel skal legge til avspasering for en medarbeider.