Ofte stilte spørsmål om timebalanser
Her finner du noen av de vanligste spørsmålene om bruk av timebalanser i Smartplan.
"Hvordan legger jeg til medarbeidernes nåværende balanse i Smartplan?"
Hvis du allerede har en oversikt over dine medarbeideres nåværende timebalanser, kan du enkelt legge disse inn i Smartplan. På den måten slipper dere å begynne fra bunnen.
Medarbeidernes nåværende timebalanser legger du til som en kompensasjon for hver enkelt medarbeider. Dette gjør du inne i "Timer & lønn".
Her kan du opprette en tidsperiode og deretter finne medarbeidernes timebalanser i kolonnen "Balanse" ved siden av hver enkelt medarbeider.
Når du klikker på en medarbeiders balanse, får du muligheten til å legge til en kompensasjon:
Kompensasjoner kan ha både positive og negative verdier, så uansett hva medarbeiderens nåværende timebalanse er, kan du legge den til i Smartplan.
"Kan timebalanser brukes for vakter som allerede er avholdt i Smartplan?"
Ja, du kan bruke balanser for vakter som allerede er avholdt. Timebalansene beregnes fra startdatoen som settes for medarbeiderens første norm. Det betyr at hvis timebalansen skal beregnes fra begynnelsen av året, legger du bare til en norm for medarbeideren som starter 1. januar 2021.
Normen legger du til i "Innstillinger" → "Smartplan Innstillinger" → "Timesbalanse". Her kan normen stilles inn for hver enkelt medarbeider:
"En av mine medarbeidere har innstillingen 'Gjennomførte timer minus normen'. Hva skjer hvis jeg oppretter et timesøk som inneholder ikke-avholdte timer?"
Hvis du har valgt at avholdte timer skal brukes for å beregne medarbeiderens balanse, vil det være disse som brukes. Men hvis du oppretter et timesøk som inkluderer timer som ennå ikke er avholdt, vil de planlagte timene bli brukt til å beregne balansen.
Dette betyr at hvis du for eksempel oppretter et søk 31. august for perioden 1. august til 30. september, vil de avholdte timene bli brukt for august, mens de planlagte timene blir brukt for september.
"Hvilken startdato skal jeg velge for medarbeidernes timebalanser?"
Du kan velge hvilken som helst dato. Husk at medarbeiderens balanse vil bli beregnet fra denne datoen og fremover, og den vil kun inkludere data fra Smartplan.
Det vil gi mening å velge tidspunktet da du begynte å registrere fremmøte i Smartplan som startdato.
Eksempel: Hvis du startet med å bruke Smartplan 1. januar, men begynte å registrere fremmøte 1. mars via stempelklokken, kan du velge 1. mars som startdato. Du kan legge til tidligere timebalanser som en kompensasjon (se spørsmål 1).
Vi anbefaler også at du starter balansen på den første dagen i en periode for bedre oversikt. Hvis balansen beregnes ukentlig, sett startdatoen til en mandag. Hvis månedlig, sett den til den 1. i måneden.
"Kan jeg ha flere normer samtidig?"
Ja, hvis medarbeidernes normer varierer fra måned til måned eller uke til uke, kan du sette opp så mange normer du vil.
Eksempel: Du kan sette opp en norm som starter 1. mars med 100 timer per måned, og en ny norm fra 1. april med 120 timer per måned. Da vil normen for mars være 100 timer, mens den fra april vil være 120 timer.
Hvis du oppdager at du har satt en norm feil, kan du enkelt endre den. All data er fortsatt lagret i Smartplan.