Slik bruker du stempelklokken via PC eller nettbrett

Det er mulig å bruke stempelklokken via en datamaskin, nettbrett eller mobiltelefon. I denne artikkelen går vi gjennom hvordan du kan la dine ansatte stemple inn og ut via en enhet på arbeidsplassen. Du kan lese mer om:

• Hvordan du åpner stempelklokken
• Hva som skjer når du har knyttet de ansatte til lokasjoner
• Hvordan de ansatte bruker stempelklokken
• Hvordan du kan se de ansattes stempeltider
• Hvordan du tilpasser stempelklokken til deres behov

Hvis du ikke ønsker å bruke stempelklokken via en datamaskin eller nettbrett, kan du i stedet gi de ansatte tillatelse til å stemple inn og ut via Smartplan-appen.

Hvordan åpne stempelklokken

For å få tilgang til stempelklokken må administratorer finne lenken og den 6-sifrede koden til stempelklokken i "Innstillinger" → "Stempelklokke og tidsregistrering".

Her klikker du på "Åpne stempelklokken". Du får da både lenken du skal åpne, samt den 6-sifrede koden som må tastes inn:

Når du har knyttet de ansatte til lokasjoner

Når du har opprettet to eller flere lokasjoner på kontoen din og knyttet de ansatte til disse, vil stempelklokken i nettleseren endre seg.

Hvis du har aktivert denne funksjonen, vil du fortsatt få en generell lenke til stempelklokken som kan brukes av alle brukere på kontoen. I tillegg vil du også få muligheten til å bruke spesifikke lenker for hver lokasjon. Hvis du bruker disse, vil de ansatte kun se andre brukere og stempelklokkeaktivitet knyttet til sin lokasjon.

Stempelklokke-koden er gyldig for alle lokasjonene.

Hvordan de ansatte bruker stempelklokken

Når du har aktivert stempelklokken, vil alle kunne se følgende oversikt:

Dine ansatte kan stemple inn og ut ved å klikke på sitt eget navn. Deretter blir de bedt om å fylle inn sin personlige 4-sifrede kode. Hvis de ikke husker koden, kan de klikke på lenken for å få den tilsendt på e-post:

Når den 4-sifrede koden er tastet inn, må de velge hvilken vakt de skal stemple inn på. Samme fremgangsmåte brukes når de skal stemple ut.

Når de stempler ut, kan de også legge til en kommentar hvis det er nødvendig. Hvis en ansatt for eksempel stempler ut før planlagt, kan de skrive en forklaring på hvorfor dette skjedde.

Hvis dine ansatte har en ubetalt pause, kan du stille inn stempelklokken slik at de må registrere pausene sine. Stempelklokken kan settes opp slik at de stempler inn og ut for pausen, eller at de angir pausen når de stempler ut. Hvis pausene deres er betalt, trenger de ikke stemple for pausen, da pausen automatisk trekkes fra i "Timer og lønn".

Det er også mulig å opprette vakter direkte via stempelklokken. Dette kan være nyttig hvis du ikke har en fast vaktplan, slik at de ansatte selv kan opprette vaktene sine, som du deretter kan godkjenne eller justere.

Slik finner du de ansattes inn- og utstemplingstider

All stempelklokkeaktivitet kan sees i høyre side av stempelklokken. Her kan du i kronologisk rekkefølge se hvem som har stemplet inn til vaktene eller pausene sine, og hvem som har stemplet ut:

Du kan også se de ansattes inn- og utstemplingstider under menypunktet "Stempelklokke". Her ser du alle tidsregistreringer gjort via stempelklokken i løpet av dagen. Hvis du for eksempel sjekker kl. 01:00, vil du bare se vakter som har startet etter midnatt. Du kan også klikke på "Vis vakter fra i går" under hver lokasjon for å se gårsdagens vakter.

Hvis du trenger å justere møtetiden for en vakt eller godkjenne møtetiden, kan du gjøre dette ved å klikke på tannhjulet på vakten:

De ansattes inn- og utstemplingstider kan også alltid sees i menypunktet "Timer & lønn". Her får du en oversikt over de ansattes møtetider og kan godkjenne dem:

I eksempelet ovenfor vises møtetiden med rød skrift fordi den avviker fra den planlagte vaktplanen. I dette tilfellet hadde ikke den ansatte en planlagt vakt, og derfor blir du spesielt oppmerksom på denne møtetiden. Til høyre kan du godkjenne den ansattes møtetid.

I timeoversikten kan du også se flere detaljer om endringer for en vakt ved å klikke på den endrede møtetiden:

I aktivitetsloggen kan du se hvilke endringer som er gjort på en vakt og hvem som har gjort dem.

Den ansattes møtetid kan justeres av enten den ansatte selv eller en administrator, og det vil også vises i aktivitetsloggen når og av hvem justeringen ble gjort.

Slik tilpasser du stempelklokken til deres behov

Ulike bedrifter kan ha ulike behov for hvordan stempelklokken skal fungere. Derfor er det mulig å tilpasse følgende innstillinger:

• Om et forventet sluttidspunkt skal angis for vakter som ikke er planlagt på forhånd
• Om pause for vakten skal angis
• Om timer skal telles fra innstempling før planlagt tid
• Om timer skal telles fra utstempling etter planlagt tid
• Om de ansatte skal få timer ved manglende innstempling (velger du at de ansatte skal settes som fraværende, får du samtidig mulighet til å velge bestemte ansatte på kontoen din som dette ikke skal gjelde for)
• Om inn- og utstemplede tider skal godkjennes automatisk

Du finner disse innstillingene samme sted som lenken og den 6-sifrede koden, under "Innstillinger" → "Stempelklokke og tidsregistrering".

Nederst på denne siden kan du også velge om de ansatte manuelt kan justere sine tidsregistreringer. Denne innstillingen er uavhengig av stempelklokken.