Intro: Full oversikt over timer med presis tidsregistrering
Lær hva Smartplans stempelklokke er, og hvordan du og din bedrift kan dra nytte av å bruke det.
Å holde oversikt over de ansattes møtetider er viktig for enhver bedriftseier. Kanskje er det et krav at de ansattes møtetider er synlige og nøyaktige, eller kanskje du personlig har fordel av å holde styr på dette.
I Smartplan skiller vi mellom de planlagte timene (som vises i vaktlisten) og de faktiske timene (den faktiske møtetiden). For å sikre at møtetiden blir registrert riktig, har dine ansatte mulighet til å justere møtetiden når vakten deres er ferdig. Men den sikreste og mest praktiske måten å holde oversikt over de ansattes møtetider på, er ved å bruke Smartplans stempelklokke.
Stempelklokken lar de ansatte stemple inn og ut av vaktene sine, og de kan også registrere pausene sine – alt på egen hånd. Hendelser i stempelklokken registreres på minuttet og oppdateres umiddelbart på din Smartplan-konto. Dette kan for eksempel være nyttig hvis du holder oversikt over bedriften hjemmefra.
Hvis du ønsker full kontroll over tidsregistreringen, kan du til og med hindre de ansatte i å endre møtetiden sin når den først er registrert av stempelklokken.
Hvordan fungerer det?
Det er utrolig enkelt å sette opp stempelklokken. Dere kan bruke den enten i en nettleser på en enhet på arbeidsplassen, i Smartplan-appen, eller begge deler.
Hvis du ønsker at tidsregistreringen skal skje direkte på arbeidsplassen ved hjelp av en bestemt enhet som en datamaskin eller et nettbrett, kan du bruke nettleserversjonen av stempelklokken. Du får en lenke som du åpner i nettleseren på enheten du vil bruke. Før de ansatte kan bruke stempelklokken, må du skrive inn en 6-sifret administratorkode. Dette gir deg kontroll over hvor og når de ansatte kan bruke stempelklokken. I tillegg må hver ansatt taste inn sin egen 4-sifrede kode for å bruke stempelklokken. Dette sørger for at de ansatte kun kan stemple inn til sine egne vakter.
Den andre muligheten er å bruke stempelklokken i mobilappen. Dette betyr at de ansatte kan stemple inn til vaktene sine ved å bruke sine egne telefoner. Denne fleksible måten å registrere timer på er nyttig hvis de ansatte har hjemmekontor, eller hvis de jobber på forskjellige lokasjoner. Det gir dem muligheten til å stemple inn og ut der de er. Som administrator må du imidlertid sette opp GPS-soner der de ansatte må befinne seg for å kunne bruke stempelklokken i appen.
Individuelle stempelklokker
Hvis du har opprettet flere lokasjoner og tilknyttet ansatte til disse, vil du kanskje også dele opp stempelklokken.
Når det gjelder stempelklokken i appen, vil dette ikke ha stor betydning, da de ansatte stempler inn til sine vakter. Men hvis dere bruker stempelklokken i en nettleser, vil alle ansatte og aktivitetshistorikken vises i stempelklokken. Hvis du har delt opp de ansatte etter lokasjoner, vil du kanskje skjule denne informasjonen.
Når du har tilknyttet ansatte til ulike lokasjoner, opprettes det individuelle stempelklokke-lenker for hver lokasjon. På denne måten kan du aktivere en stempelklokke på hver lokasjon som kun viser ansatte tilknyttet den aktuelle lokasjonen:
Uansett hvilken oppsett du velger, vil stempelklokken sikre at timene til deg og dine ansatte blir registrert nøyaktig på minuttet. Resultatet er at overtidsarbeid for de ansatte blir dokumentert, og lønnskjøringen kan gjøres med bare noen få klikk.
Du kan alltid få oversikt over de ansattes tidsregistreringer under menypunktene "Stempelklokke" og "Timer & lønn".
Selv om du bruker lokasjonsspesifikke lenker til stempelklokken, vil du kunne få oversikt over tidsregistreringer for alle lokasjoner begge steder (så lenge du er administrator eller kontoeier). Superbrukere kan kun se data fra lokasjonene der de har rettigheter til å endre møtetider.