Unngå konflikter

Her har jeg begynt å bemanne en vaktplan og er i ferd med å sette min medarbeider Bo på vakter. Jeg har valgt Bo i listen til høyre:

Som du kan se, har jeg allerede gitt Bo en vakt fredag 8. november:

Når jeg nå forsøker å sette Bo på den ledige vakten fredag fra kl. 08:00 til 16:00, dukker denne meldingen opp:

Hvis jeg likevel setter Bo på denne vakten, vil jeg bli informert om at det er en konflikt:

Så snart det oppstår en konflikt, vil du ikke ha mulighet til å utgi vaktplanen:

Smartplan gir deg beskjed hvis en ansatt allerede har en vakt i det valgte tidsrommet. Men det gjelder ikke bare i den vaktplanen du jobber med. Smartplan tar også hensyn til om den ansatte allerede har en vakt i en annen vaktplan.

Når jeg setter Bo på den ledige vakten fra kl. 14:00 til 21:00 på tirsdagen, blir jeg også gjort oppmerksom på at dette konflikter med en annen vakt:

Som du kan se, står ikke Bo oppført på andre vakter på denne tirsdagen, og denne gangen er konflikten med en vakt Bo har i en annen vaktplan.

Du kan altså alltid være sikker på at ingen ansatte blir satt på to vakter i samme tidsrom når du planlegger dine vaktlister.

Dilemma: Konflikter på grunn av vaktplaner i arkivet

Her vil vi gå gjennom et spesifikt dilemma som gjelder konflikter som oppstår på grunn av vaktplaner som allerede er flyttet til arkivet. Dette kan virke forvirrende, men vi vil presentere en løsning her.

Tenk deg at du har planlagt og publisert vaktplan A på lokasjon A. Du har også planlagt og publisert vaktplan B på lokasjon B, og det var ingen konflikter. Nå setter du begge vaktplanene tilbake i redigeringsmodus fordi du vil gjøre noen endringer i bemanningen.

Du gir medarbeideren Alex en mandagsvakt i vaktplan A. Når du prøver å publisere vaktplan A, gir systemet beskjed om at den ikke kan publiseres på grunn av en konflikt med en vakt i samme tidsrom som Alex er satt opp til i vaktplan B. Så du går til vaktplan B og sletter Alex fra den aktuelle vakten. Men konflikten i vaktplan A er der fortsatt. Hvorfor? Problemet oppstår fordi medarbeideren fortsatt har sine gamle vakter frem til en ny versjon av vaktplanen er publisert. Først da blir timene og vaktene overskrevet. Du kan se den nåværende bemanningen under "Timer & lønn".

For å løse dette må du først publisere vaktplan B, slik at Alex er fri på mandagen og kan få tildelt mandagsvakten i vaktplan A i stedet.

Men tenk deg nå at du har samme problem motsatt vei: Du prøver å tildele medarbeideren Boris en fredagsvakt i vaktplan B, men nå kan du ikke publisere vaktplan B fordi det er i konflikt med data fra den sist publiserte versjonen av vaktplan A. Det betyr at du nå sitter fast med to vaktplaner som du ikke kan publisere, men som må publiseres for å løse problemet.

Hva skal man gjøre?

For å løse dette problemet må du gjøre følgende:

1. For å kunne publisere vaktplan A, fjern Alex fra hans tildelte vakt i vaktplan A.

2. Publiser vaktplan A, da det ikke lenger vil være konflikter i den. Nå har Alex kun sin mandagsvakt i vaktplan B ifølge de registrerte dataene.

3. Gå til vaktplan B og publiser den. Boris vil ikke lenger ha en konflikt i vaktplan B, fordi han nå ikke har noen motstridende vakt i vaktplan A lenger, da den ble overskrevet da den ble publisert.

4. Nå som Boris har fått sin fredagsvakt i vaktplan B, kan du gå tilbake til vaktplan A og gi Alex sin mandagsvakt. Det er nå ingen konflikter, fordi du har fjernet ham fra vaktplan B og publisert denne endringen.

Dette bør løse problemet ditt. Hvis ikke, vennligst kontakt supportteamet for hjelp.