Sett opp regler for dine ansatte
Denne artikkelen gjelder for kontoeieren, administratorer og superbrukere med rettigheter til å kunne håndtere vaktlister. Vær imidlertid oppmerksom på at superbrukere ikke kan endre de generelle ansattreglene. Dette kan kun gjøres av kontoeieren eller en administrator.
Skal dine ansatte maksimalt jobbe et bestemt antall timer i uken? Er det spesifikke dager hvor de ikke skal ha vakter? Eller trenger de en bestemt pause mellom vaktene? Da kan det være relevant for deg å sette opp regler for de ansatte.
I denne artikkelen går vi gjennom hvordan du kan:
Når du har valgt en periode for din vaktliste, kan du enkelt komme i gang med å sette opp regler ved å klikke på "Lag regler for dine ansatte":
Generelle regler
Du har muligheten til å sette opp regler både for alle ansatte og for individuelle ansatte. Under "Generelle innstillinger" setter du opp reglene som skal gjelde for alle ansatte:
Regler er delt inn i ulike kategorier:
- Timefordeling inkluderer regler om arbeidstimer og grenser for en forhåndsdefinert tidsperiode (for eksempel en dag eller en uke). Her finner du også regelen for minimum lengde på pauser mellom vaktene.
- Kategorien Arbeidsdager handler om regler for sammenhengende arbeidsdager og helgearbeid.
- Fraværsinnstillinger omfatter alle former for fravær som Assistenten skal ta hensyn til. Dette gjelder både ønsker som er sendt inn til vaktlisten, registrert fravær for ansatte og fridager.
Du kan selv velge om Smartplan skal ta hensyn til de forskjellige reglene. Du setter ganske enkelt et kryss ved de reglene du ønsker å få overholdt.
Hvis du ønsker å endre antall timer eller dager, klikker du på tallet til høyre og skriver inn riktig antall:
Når du har justert reglene dine, kan du trykke "Lukk", og reglene vil automatisk bli lagret:
Regler for den enkelte ansatte
I menyen til venstre har du en oversikt over alle dine ansatte. Hvis du ønsker å lage regler for en bestemt ansatt, klikker du på vedkommende:
Du kan nå velge de samme reglene som under "Generelle regler", og du kan endre antall timer eller dager ved å klikke på tallene. Deretter setter du kryss ved de reglene du ønsker å få overholdt.
Når du setter opp regler for en bestemt ansatt, har du en ekstra kategori tilgjengelig. Under Regler for ukedager kan du definere hvilke dager og tider i uken den ansatte ikke kan jobbe. Du klikker bare på dagene og fyller ut tidsrommet:
Hvis du har behov for det, kan du også velge om regelen skal gjelde i alle uker eller kun i partalls- eller oddetallsuker gjennom året.
Når du er ferdig, klikker du på "Lagre ukedagregel", og Smartplan vil ta hensyn til denne regelen:
Regelbrudd
Så snart du har lagret reglene dine, begynner Smartplan å holde øye med dem. Hvis reglene blir brutt når du bemanner vaktlisten din, vil Smartplan varsle deg.
I eksempelet nedenfor har jeg laget en regel om at Bente ikke kan jobbe på tirsdage. Når jeg likevel har satt hende på en tirsdagsvakt, varsler Smartplan om et regelbrudd:
Hvis du klikker på "Vis", kan du se hvilke regler som er blitt brutt:
Når du klikker på et regelbrudd, scroller Smartplan til den aktuelle dagen eller uken og markerer feilen med rødt.
Det er forskjell på regelbrudd og konflikter. Regelbrudd relaterer seg til de reglene du har satt opp for de forskjellige ansatte, for eksempel "Maks antall timer per dag", "Gi en friday per helgevakt", og lignende. Konfliktene oppstår derimot hvis du prøver å tildele en ansatt en vakt i et tidsrom der vedkommende allerede jobber. I slike tilfeller vil systemet rapportere om en konflikt:
En vaktliste kan ikke frigis hvis det finnes konflikter, men du kan frigjøre en vaktliste selv om det er regelbrudd. Smartplan vil bare gjøre deg oppmerksom på det, og det er helt opp til deg om du ønsker å rette opp i regelbruddene eller ikke.
Når du har opprettet regler for dine ansatte og definert et bemanningsbehov, kan du til og med la Smartplan opprette vaktlisten for deg.