Automatisk vaktplanlegging

Hvis du ønsker å spare tid og energi på vaktplanleggingen, kan du med fordel benytte Smartplans automatiske bemanningsfunksjon. Ved å få systemet til å foreslå en bemanning til din vaktliste for deg, kan du unngå alt det manuelle arbeidet som ellers normalt oppstår for å få puslespillet til å gå opp. Assistenten fyller ut vaktlisten din på få minutter, slik at du får masse tid som du i stedet kan bruke på morsommere ting i din virksomhet.

Det finnes ulike funksjoner du kan velge å bruke hvis du vil anvende Smartplans automatiske vaktplanlegging:

• Sett opp bemanningsbehov
• Sett opp regler for ansatte
• Motta ønsker fra ansatte
• Foreslå bemanning

I bunn og grunn er det bare nødvendig å sette opp et bemanningsbehov og foreslå bemanning. Men de andre funksjonene (regler og ønsker) kan hjelpe deg med å oppnå en vaktliste som kommer så nær virkeligheten som mulig. Da slipper du å måtte gjøre en masse endringer på vaktlisten etter at den er blitt frigitt til de ansatte.

Sett opp bemanningsbehov

For å kunne få bemannet vaktlisten din må du starte med å opprette ledige vakter. Det finnes ulike måter du raskt kan opprette vaktene dine på. Du kan enten velge å bruke vår mal som du kan lagre og gjenbruke fremover.

Hvis du ikke ønsker å bruke malen, kan du legge til vaktene enkeltvis. Du klikker bare på "Tilføy tidsperiode":

Nå kan du selv tilpasse tidspunkter og jobbtype for vaktene dine:

Hvis vakttidspunktene dine gjentar seg, kan det være relevant for deg å kopiere vaktene. På den måten kan du raskt fylle bemanningsbehovet ditt og unngå mye manuelt arbeid.

Sett opp regler for dine ansatte

Du velger selv hvilke regler Assistenten skal ta hensyn til når den bemanner vaktlisten din. De ulike reglene kan du tilpasse ved å klikke "Lag regler for dine ansatte":

Her kan du sette opp generelle regler som gjelder for alle dine ansatte. Men du kan også sette opp spesifikke regler for enkelte ansatte hvis noen av dem har regler som avviker fra de generelle.

Du kan for eksempel sette opp regler for dine ansattes maksimale eller minimale antall timer per uke, minimum lengde på pauser mellom to vakter, maksimalt antall dager på jobb, og mye mer. I tillegg kan du også velge om ansattes fraværsønsker og ønsker til vaktlisten skal respekteres:

Motta ønsker fra dine ansatte

Hvis du vil være sikker på at dine ansatte kan jobbe i tidsrommene som Assistenten tildeler dem vakter i, kan du be dem sende inn ønsker til vaktlisten. Det gjør du ved å klikke på "Motta ønsker":

Når du har åpnet vaktlisten for ønsker, kan dine ansatte angi hvilke tidsrom i vaktlisten de ikke kan jobbe i:

Etter hvert som ansatte sender inn ønskene sine, blir de registrert i planleggingsverktøyet. Assistenten vil derfor kunne ta hensyn til ønskene når den etterfølgende bemanner vaktlisten din.

Få bemannet din vaktliste

Når du har opprettet dine ledige vakter og eventuelt tilpasset reglene samt mottatt ønsker fra ansatte, kan du få Smartplan Assistent til å foreslå en bemanning til vaktlisten din. Assistenten finner den løsningen som passer best til dine behov. Når den bemanner vaktene, tar Assistenten både hensyn til oppsatte regler, innsendte ansattønsker og godkjent fravær. Du trenger bare å klikke på "Foreslå bemanning":

Denne popupen vil nå dukke opp, hvor du kan starte bemanningen ved å trykke "Foreslå bemanning" igjen:

Hvis du allerede har bemannet deler av vaktlisten din, kan du velge om disse endringene skal beholdes eller overskrives. I dette tilfellet vil popupen se slik ut:

Når bemanningen er klar, trykker du bare på "Lukk og se bemanning":

Hvis det skulle være noen regler som er blitt brutt, vil du nå kunne se dette på høyre side:

I tillegg kan du nå selv velge om det er noen vakter i vaktlisten du ønsker å gjøre endringer på, eller om du er fornøyd med Assistentens forslag.