Intro: Effektiv vaktplanlegging med vårt allsidige planleggingsverktøy

I denne artikkelen vil vi gjennomgå planleggingsverktøyets overordnede struktur samt introdusere deg for fire forskjellige planleggingsstrategier som du kan velge å følge, avhengig av hvilke behov du har.

Vårt primære mål her hos Smartplan er å gjøre vaktplanleggingen din så enkel som mulig. Du skal slippe å bruke tid på gjentagende, manuelt arbeid. Derfor har vi laget et intuitivt planleggingsverktøy som kan brukes av forskjellige sektorer i ulike situasjoner.

Det grunnleggende

Det eneste du trenger å gjøre for å opprette en vaktliste i Smartplan, er å velge den perioden vaktlisten skal dekke. Når du oppretter en ny vaktliste, vil den være under planlegging. Så lenge vaktlisten er under planlegging, vil vanlige brukere (dine ansatte) ikke kunne få tilgang til vaktlisten. Du kan derfor lage vaktlisten i ro og fred.

Inne i planleggingsverktøyet vil du se et tomt skjema som inneholder de ulike ukene vaktlisten strekker seg over. Horisontalt kan du se ukedagene, mens du vertikalt vil kunne se tidsrom på de forskjellige dagene. Her oppretter du dine vakter. En vakt består alltid av:

Et start- og sluttidspunkt
En jobbtype
En bemanning (vakten kan enten være ledig, eller du kan tildele den til en ansatt på deres konto)

Jobbtyper er en måte å skille vaktene dine på. De indikerer en arbeidsoppgave eller en kompetanse som dine ansatte må inneha for å dekke vakten. Du kan legge til akkurat de jobbtypene du ønsker. I tillegg kan du legge til en eller flere jobbtyper til hver ansatt, og de ansatte kan da kun ta vaktene de har jobbtypene til å dekke.

Når det opprettes flere vakter på samme dag, vil vaktene stå oppført i kronologisk rekkefølge basert på starttidspunktet deres. Vaktene som har nøyaktig samme start- og sluttidspunkt, vil stå på samme tidsrom på denne dagen. Dette gir deg et bedre overblikk samt muligheten til å redigere flere vakter samtidig:

På høyre side av planleggingsverktøyet kan du følge med på hvor mange timer du har opprettet og tildelt til dine ansatte i hver enkelt uke i vaktplanen:

Optimaliser vaktplanleggingen med våre brukervennlige verktøy

Når du lager dine vaktlister, er det flere verktøy du kan bruke for å gjøre planleggingen raskere, og samtidig minimerer du risikoen for å gjøre feil.

Du kan bruke disse funksjonene akkurat slik du ønsker:

Malen: Gjentar ditt bemanningsbehov seg gang på gang? I så fall kan malfunksjonen spare deg for mye tid og klikk. Du sparer tid på å lage din nåværende vaktplan, da alt du oppretter i malen, automatisk kopieres inn i vaktplanen. Legger du til flere uker i malen, kopieres de ut på de forskjellige ukene i vaktplanen. I tillegg sparer du tid på fremtidige vaktplaner, siden du kan lagre malen og gjenbruke den når du lager nye vaktplaner senere.

Kopiering: Kopiering av vakter, tidsrom, dager eller uker kan spare deg for mye manuelt arbeid. I tillegg til å kopiere vakter kan du også kopiere ansatte. Det betyr at du kan "plukke opp en ansatt" og ved å bare klikke på vaktene, tildele dem til ansatte.
Ansattregler: Du kan sette opp regler angående dine ansattes arbeidstider, maks antall timer per dag, uke eller måned, arbeidsdager og fridager. Du kan sette opp både generelle regler som gjelder for alle ansatte og spesifikke regler som gjelder kun for bestemte ansatte. Vår Smartplan Assistent vil hele tiden overvåke om reglene overholdes og gi deg beskjed dersom det skulle oppstå brudd på reglene.
Motta ønsker: Som beskrevet ovenfor kan du sette opp regler for når dine ansatte generelt ikke er tilgjengelige. Samtidig er det også mulig å la ansatte sende inn ønsker til den spesifikke vaktplanen du jobber med. Åpne opp for å ta imot ønsker, og de ansatte vil kunne angi hvilke tidsrom i vaktplanen de ikke kan jobbe i.

Foreslå bemanning: Denne funksjonen tar hensyn til de to ovennevnte verktøyene (regler og ønsker). Med denne funksjonen kan du få Smartplan Assistent til å foreslå en bemanning til din vaktplan. Når Assistenten foreslår bemanning til vaktplanen din, vil den ta hensyn til både godkjent fravær, regler og ønsker fra de ansatte. Samtidig vil den foreslå en så rettferdig fordeling av vaktene som mulig.

Et verktøy, mange muligheter

Nå som vi har lært om de forskjellige mulighetene du har i planleggingsverktøyet, er spørsmålet: Hvordan tilpasser du best verktøyet til din individuelle planleggingsprosess og dine ansattes behov?

Overordnet sett kan vi kategorisere de forskjellige planleggingstilnærmingene i Smartplan i fire forskjellige typer:

"Den tradisjonelle"

Noen mennesker blir kanskje overveldet av de automatiske verktøyene som kan brukes til vaktplanlegging i dag. Eller kanskje foretrekker de simpelthen å ha full kontroll over planleggingsprosessen. Men det skal ikke sees som en hindring for å bruke moderne planleggingsverktøy. I Smartplan kan du opprette hver eneste vakt manuelt og tildele dem til de ansatte du ønsker. Samtidig kan du dra nytte av fordelene ved en online vaktplan:

Dine ansatte kan se sine vakter og timer når som helst på deres konto, noe som reduserer forvirring blant teamet.
Enhver endring du gjør, blir registrert med en gang og synlig for alle på deres konto.
Du og teamet ditt kan kommunisere med hverandre inne på Smartplan-kontoen. På denne måten er all arbeidsrelatert kommunikasjon samlet på ett sted.
Dokumentasjon og rapporter: Alle tidligere vaktplaner og timer lagres trygt, noe som gjør rapportering og lønnskjøring mye enklere.

"Den automatiserte"

Kanskje du ønsker å optimalisere arbeidsprosessene deres så mye som mulig og leter etter et automatisert vaktplanleggingssystem. Ved å kombinere de forskjellige verktøyene du har tilgjengelig i Smartplan, kan du redusere arbeidsmengden til et minimum.

Tenk deg dette: Du oppretter en ny vaktplan og legger inn en lagret mal (20 sek.). Du åpner vaktplanen for ønsker og gir dine ansatte noen dager til å sende inn sine (15 sek.). Når alle ønsker er mottatt, klikker du på 'Foreslå bemanning' og frigir vaktplanen med noen få justeringer (5 min.). Med denne strategien lar du Assistenten overta arbeidet. Du trenger bare å ta en siste sjekk på vaktplanen og forsikre deg om at alt ser fint ut.

Og ikke bekymre deg: Automatisering betyr ikke at du mister kontrollen over prosessen. Våre funksjoner støtter bare arbeidet ditt. De tar det ikke helt over. Du vil alltid ha muligheten til å gjøre endringer selv.

"Den med førstemann til mølla"

En annen strategi er å indikere et bemanningsbehov ved å sette opp ledige vakter, og så kan du la ansatte by på de vaktene de ønsker. Hvis bemanningsbehovet ditt ofte gjentar seg, kan du sette opp og gjenbruke en mal for å bruke enda mindre tid på planleggingen.

Når du har satt opp vaktene du trenger å få dekket, trenger du bare å frigjøre vaktplanen. Deretter kan du lene deg tilbake og rolig se dine ansatte melde seg på vakter. Den som melder seg først, får vakten. I innstillingene kan du velge at de ansatte automatisk får vaktene idet de melder seg på dem.

Hvis du ønsker litt mer kontroll over fordelingen, kan du også velge å aktivere administratorgodkjenning. Det betyr at de ansatte kan tilby å ta vaktene, og så kan en administrator velge hvem som skal få vakten.

"Den laissez-faire"

I noen industrier eller virksomheter har kanskje de ansatte uforutsigbare arbeidstider, noe som gjør det vanskelig å planlegge på forhånd. Eller kanskje er det en bedriftseier som ikke ønsker å bruke tid på vaktplanlegging og i stedet vil gi de ansatte frihet til å styre sine egne arbeidsdager.

Selv om en stor del av Smartplan er sentrert rundt vaktplanlegging, kan også disse virksomhetene få sine behov dekket i systemet. Det krever bare at Smartplans stempelklokke brukes.

Hvis du ønsker å bruke denne tilnærmingen, trenger du ikke opprette en vaktplan i det hele tatt. Når de ansatte møter på jobb, vil de selv kunne opprette sine vakter gjennom stempelklokken. Ansattes tidsregistrering vil du kunne se i menyvalgene "Stempelklokke" samt "Timer & lønn".

Som vi har sett, er Smartplan svært fleksibelt når det gjelder hvordan systemet kan brukes. Hvilken tilnærming du velger å bruke, er helt opp til deg. Hvis du er i tvil om hvordan du kan tilpasse planleggingsverktøyet til dine spesifikke behov, så ikke nøl med å kontakte oss.

Frigjør vaktplanen din og opplev magien

Uansett hvilken tilnærming du har valgt, er det på slutten av planleggingen på tide å frigjøre vaktplanen. Å frigjøre en vaktliste betyr at planen blir aktiv og tilgjengelig for alle (aktiverte) brukere på deres Smartplan-konto. Nå kan dine ansatte begynne å samhandle med vaktlisten og for eksempel bytte vakter med hverandre.

Men vær trygg: Som administrator har du fortsatt muligheten til å gjøre endringer i alt i vaktlisten din. Ingenting er uforanderlig. De fleste endringer kan gjøres, men vaktlisten er frigitt. Av og til kan det imidlertid være nødvendig å ta vaktlisten tilbake til planleggingsverktøyet.