Slik legger du til ekstra informasjon på dine ansatte
Når du har opprettet ansatte i Smartplan, har vi forhåndsdefinert ulike felt som du kan fylle ut for hver ansatt, som fornavn, etternavn, e-postadresse, telefonnummer og jobbtyper. Noen ganger kan det imidlertid være nødvendig å legge til enda flere opplysninger om hver person. Ved å legge til ekstra informasjon om de ansatte kan du holde alle viktige opplysninger samlet og tilgjengelig for de rette personene i bedriften din.
Legg til felt for ekstra informasjon
For å legge til nye felt som du kan fylle ut på de ansattes profiler, går du til “Innstillinger” → “Smartplan Innstillinger” → “Medarbeiderinformasjon”. Her kan du legge til så mange felt du ønsker:
Hver gang du legger til et nytt felt, må du velge følgende:
- Navn på feltet (det som indikerer hva feltet gjelder)
- Type (enten tekst, dato eller fil)
- Synlighet (hvem som skal kunne se feltet – enten alle på kontoen, kun den ansatte og administratorer, eller kun administratorer)
- Rettigheter (hvem som skal kunne endre feltet – enten den ansatte og administratorer, eller kun administratorer)
For eksempel, hvis du vil legge til de ansattes t-skjortestørrelser, fødselsdage og laste opp kontrakter til profilene, kan det settes opp slik:
Rediger ekstra informasjon
Når du har lagt til feltene du ønsker på de ansattes profiler, kan du fylle dem ut ved å gå til “Ansatte” og velge personen du vil redigere informasjon for.
Her kan du enten klikke på “Rediger” ved siden av navnet til den ansatte, eller du kan klikke på navnet og gå inn på profilen:
På profilen finner du en fane kalt “Informasjoner & Dokumenter”. Her ser du alle de ekstra opplysningene om den ansatte. Hvis du vil legge til informasjon, klikker du på “Rediger ekstra informasjon”, og hvis du vil laste opp et dokument, klikker du på “Legg til fil”:
Rediger ekstra informasjon for flere ansatte samtidig
Hvis visse opplysninger er de samme for flere ansatte, trenger du ikke å legge dem til på hver enkelt profil. I stedet kan du gå til siden “Ansatte” og velge detaljert oversikt. Her vil du se all informasjon om dine ansatte i egne kolonner, bortsett fra lønnsopplysninger.
Deretter velger du de ansatte du vil redigere informasjon for og klikker på “Rediger valgte ansatte” over tabellen:
Nå kan du velge hvilken informasjon du vil endre og fylle ut opplysningene.
Vær oppmerksom på at du kun kan redigere tekst- og datofelt på denne måten. Dokumenter kan kun legges til via den enkelte ansattes profil.
Eksporter ansattinformasjon til Excel
Hvis du ønsker en oversikt over all ekstra informasjon om dine ansatte, kan du gå til siden “Ansatte”. Her kan du velge detaljert oversikt, og alle de ekstra opplysningene vil vises i egne kolonner. Lønnsopplysninger vises imidlertid ikke her. Du kan også eksportere denne informasjonen til Excel ved å klikke på “Eksporter til Excel” over oversikten:
Da får du en fil som inneholder alle opplysningene om dine ansatte.
Hvis du kun vil eksportere informasjon for enkelte ansatte, kan du sette avkryssingsbokser ved siden av de relevante personene før du eksporterer til Excel.