Slett en ansatt
Denne artikkelen gjelder for kontoeieren og administratorer. Superbrukere med rettigheter til å håndtere ansatte kan redigere ansattes profiler, men de kan ikke opprette eller slette ansatte.
Det er enkelt å fjerne en ansatt fra din Smartplan-konto. Gå til fanen "Ansatte".
I listen over ansatte finner du den ansatte du ønsker å slette fra kontoen. Når du klikker på vedkommendes navn, blir du ført til deres profil.
Når du er på den ansattes profil, klikker du på "Slett bruker".
Et nytt vindu åpnes med en rullegardinmeny, hvor du kan velge hva som skal skje med den ansattes fremtidige vakter.
Du kan velge å slette vaktene fra vaktplanen, gjøre dem ledige eller overføre vaktene til en annen ansatt.
I dette eksempelet velger vi å overføre vaktene til en annen ansatt.
Obs.: Hvis de ansatte er tilknyttet spesifikke lokasjoner, kan du kun overføre vaktene til en ansatt som også er tilknyttet samme lokasjoner. Hvis du ikke kan velge ønsket person fra listen, må du gå til lokasjonsinnstillingene og tilknytte den ansatte til de relevante lokasjonene før du prøver igjen.
Når du har valgt hva som skal skje med vaktene, klikker du på "Slett bruker".
Etter dette vil brukeren bli slettet og ikke lenger ha tilgang til Smartplan-kontoen.
Den ansattes tidligere vakter slettes ikke, men vil fortsatt kunne finnes under “Timer & lønn”. Du må bare velge en periode hvor den slettede ansatte har hatt vakter.
Du kan også se gamle meldinger fra den ansatte i menypunktet "Meldinger", samt registrert ferie og fravær i fraværskalenderen.
Obs.: Timebalansene til slettede ansatte blir ikke lagret. Disse vil bli slettet. Derfor anbefales det å lage en Excel-eksport før du sletter en ansatt. I denne Excel-eksporten kan du se den ansattes timebalanser.
Du kan velge å anonymisere slettede ansatte etter en periode på 1–10 år. Hvis du velger å anonymisere slettede ansatte, kan du være sikker på at du ikke oppbevarer data som kan bryte med GDPR eller interne retningslinjer i bedriften.