Opprett en ansatt via menypunktet "Ansatte"

Denne artikkelen gjelder for kontoeieren og administratorer. Superbrukere med rettigheter til å håndtere ansatte kan redigere ansattes profiler, men de kan ikke opprette nye ansatte på kontoen.

Du kan opprette ansatte to steder i Smartplan: ved å klikke på “Ansatte” i menyen, eller når du planlegger en vaktliste. Dette kapittelet handler om hvordan du gjør det under ansatte.


I denne artikkelen kan du lese om:


Slik oppretter du en ansatt

Øverst på skjermen klikker du på menypunktet “Ansatte”:

Øverst på skjermen finner du en lenke som heter “Opprett ny ansatt”:

Klikk på “Opprett ny ansatt”.


Nå vises en popup der du kan opprette den ansatte. Du må bare fylle ut to felt: Fornavn og jobbtype. Resten kan vente til senere:

Jeg har fylt ut Hannes fornavn, og jeg har valgt jobbtypen “Køkken”. Listen over jobbtyper kjenner du kanskje fra opprettelsen av kontoen. Jobbtypene brukes for å angi hvilken type vakt det er, og hvilke kompetanser som kreves for å ta vakten.


E-posten kan du fylle ut hvis du er klar til å invitere din ansatt til Smartplan. Hvis du fyller ut e-posten, sender vi en invitasjonsmail til den ansatte med en lenke til en side hvor de kan komme inn i Smartplan. Du kan alltid sende invitasjonen senere når du er klar.


Legg til ekstra informasjon om dine ansatte

Hvis du klikker på den grønne pilen ved “Ekstra informasjon”, vil du se flere alternativer for å legge til informasjon om den ansatte:

Hvis dere bruker Smartplan sammen med lønnssystemet deres, kan du for eksempel legge til ansattens lønnsnummer her. Det finnes også muligheter for å velge hvilken lønnstype den ansatte har.

De ekstra feltene er standard i systemet, men du kan også selv legge til flere felter for informasjon under Innstillinger → Smartplan Innstillinger → Medarbeiderinformasjon.


Klikk på “Legg til felt” for å legge til flere felter for informasjon om dine ansatte. Du kan:

1. Navngi feltet.

2. Velge hvilken type informasjon det gjelder (tekst, fil eller dato).

3. Angi synlighet – skal informasjonen kun være synlig for administratorer, eller skal alle ansatte ha tilgang til informasjonen under menypunktet "Ansatte"?

4. Bestemme hvem som kan redigere informasjonen – bare administratorer eller også de ansatte selv?

I mitt eksempel vil jeg at de ansatte selv kan legge inn størrelsen t-skjorte, kontrakt og fødselsdato, og at denne informasjonen skal være synlig for alle under menypunktet "Ansatte".


Når du er ferdig, klikker du på “Lagre”.


Hvis de ansatte selv kan redigere informasjonen, kan de nå legge til denne informasjonen, eller den kan legges til av en administrator når ansatte opprettes.

Klikk på “Lagre informasjon” når du har fylt ut detaljene.


Når du er ferdig med å fylle ut den nødvendige informasjonen om den ansatte, klikker du på “Opprett”. Nå er den ansatte opprettet. Du vil se at den nyopprettede ansatte vises i listen over ansatte.


Opprett og inviter flere ansatte samtidig

Øverst til høyre kan du opprette en ny ansatt, men du kan også invitere flere ansatte samtidig. Klikk på “Inviter flere ansatte på en gang”, og det vil dukke opp en boks med en lenke du kan sende til dine ansatte.

Med denne lenken kan de selv opprette brukeren sin. Du trenger ikke å fylle ut informasjonen deres.


Se en oversikt over hvor mange ansatte du har tilgjengelig og kan opprette

Til venstre kan du se status på hvor mange ansatte du har opprettet på kontoen i forhold til hvor mange ansatte ditt Smartplan-abonnement tillater. I mitt eksempel har jeg opprettet 12 av de 30 ansatte som abonnementet mitt tillater.

I tillegg kan jeg se at 2 av de ansatte ennå ikke er invitert. Dette betyr at jeg ikke har fylt ut e-posten deres, og derfor er de ikke invitert til Smartplan. Klikk på “Fyll ut e-post og inviter dem nå” hvis du ønsker å fylle ut e-posten for de ansatte som ikke har en e-post tilknyttet ennå.


Hvis en ansatt ikke mottar invitasjonsmailen

Dessverre hender det noen ganger at en ansatt ikke mottar invitasjonsmailen fra Smartplan.


Den ansatte bør alltid sjekke søppelpostmappen, da e-poster fra Smartplan noen ganger havner der.


Hvis en ansatt fortsatt ikke finner invitasjonsmailen, kan en administrator sende aktiveringslenken på nytt. Administratorer finner aktiveringslenken under menypunktet “Ansatte”. Klikk deretter på “Send invitasjon på nytt” ved siden av den ansatte.


Deretter får du muligheten til å sende invitasjonsmailen igjen ved å klikke på “Send på nytt”, eller du kan sende aktiveringslenken direkte til den ansatte. Dette er samme lenke som i invitasjonsmailen, og via denne lenken kan den ansatte aktivere brukeren sin ved å bruke e-post og velge et passord.

Besvarte dette spørsmålet ditt? Takk for tilbakemeldingen Det oppsto et problem med å sende inn tilbakemeldingen din.