Intro: Reduser arbeidsmengden din ved å involvere teamet ditt i Smartplan

I denne artikkelen ser vi på hvilke brukertyper som finnes i Smartplan, og hvordan det å involvere teamet ditt i Smartplan kan gjøre en stor forskjell.

Hva ville en vaktplan vært uten ansatte? Det samme gjelder for Smartplan-systemet. Å opprette og aktivere ansatte er avgjørende for å få mest mulig ut av Smartplan-kontoen din. Det interaktive aspektet ved Smartplan er der du virkelig sparer tid og energi. Ved å overlate noen av beslutningene og det administrative arbeidet til de ansatte, kan du redusere din egen arbeidsmengde betydelig.

Det er utrolig enkelt å opprette brukere i Smartplan. Dette kan gjøres enten via planleggingsverktøyet eller via Medarbeider-siden. Så lenge en ansatt ikke er blitt invitert til Smartplan, eller vedkommende ikke har aktivert brukeren sin ennå, har de ikke tilgang til Smartplan-kontoen deres. Du kan fortsatt planlegge vakter for den ansatte, men vedkommende vil ikke bli informert om dem, med mindre du for eksempel sender et skjermbilde eller skriver ut en oversikt. Derfor anbefaler vi at du inviterer dine ansatte til Smartplan hvis du vil utnytte systemets fulle potensial.

Brukertyper i Smartplan

Det finnes fire forskjellige brukertyper i Smartplan, som hver har ulike rettigheter for hva de kan gjøre på kontoen.

Kontoeier: Dette er den ene personen som har full kontroll over kontoen. Kontoeieren kan få tilgang til alt på kontoen (bortsett fra private meldinger) og er den eneste som kan endre abonnement eller slette kontoen. Kontoeieren vil typisk være personen som opprinnelig opprettet kontoen, men han eller hun kan også overføre eierskapet til en annen bruker.

Administratorer: Disse har nesten samme rettigheter som kontoeieren, bortsett fra at de ikke kan slette kontoen eller endre abonnement eller betalingsinformasjon. Vanlige brukere kan bli gjort til administratorer av enten kontoeieren eller en annen administrator.

Superbrukere: Denne brukertypen er kun tilgjengelig hvis du har tilknyttet ansatte til lokasjoner. Når en ansatt er tilknyttet en lokasjon, kan du gjøre vedkommende til superbruker på den lokasjonen. Dette gir spesielle rettigheter på kontoen, som for eksempel å håndtere fravær eller vaktplaner. Rettighetene er begrenset til de lokasjonene superbrukeren er tilknyttet.

Vanlige brukere: Disse har langt mindre tilgang enn administratorer. Hva de har tilgang til, avhenger i stor grad av kontoens innstillinger. De har ikke tilgang til "Timer & lønn" eller kontoens innstillinger. De kan se "Vaktplaner", men kun vaktplaner som er frigitt.

Hvorvidt vanlige brukere kan se fraværskalenderen, feriekontoen, timebalanser eller kollegers fravær, avhenger av innstillingene. Du kan også bestemme om de kan bytte vakter uten godkjenning fra en administrator, og om de kan redigere sine egne møtetider.

Hold oversikt fra Ansatte-siden

Alle brukere på Smartplan-kontoen, inkludert deg selv, vises på siden "Ansatte". Øverst på denne siden finner du generell informasjon om hvor mange ansatte dere har på kontoen i forhold til abonnementet deres. Du kan også se hvor mange brukere som mangler å bli invitert eller aktivert.

Lenger nede på siden finner du medarbeiderlisten, som gir deg et raskt overblikk over viktig informasjon som jobbtyper og kontaktinformasjon. Hvis det er mange brukere på kontoen, kan du bruke søkefunksjonen eller filteret for å få bedre oversikt.

Hvis du ønsker å tilpasse oversikten din, kan du bytte til detaljert visning. Her kan du velge hvilke kolonner som skal vises, og du kan redigere flere ansatte samtidig.

Til slutt, hvis du klikker på et navn i listen, vil du som administrator komme til den ansattes profil. Dette gir deg muligheten til å se den informasjonen som de ansatte ser når de får tilgang til sine egne profiler. Profilsiden gir deg informasjon om brukerens vakter, vaktbytte, fravær og møtetid.

Nå er du helt klar til å invitere og administrere dine ansatte i Smartplan! Hvis du fortsatt er usikker på noe, kan du lese andre manualer i denne kategorien eller kontakte supportteamet vårt.