Slik tilknytter du ansatte til deres lokasjoner

I denne artikkelen går vi gjennom hvordan du kan tilknytte ansatte til de lokasjonene dere har opprettet på kontoen, og hva det kan bety for deres daglige bruk av Smartplan.

Det kan være fornuftig å dele opp ansatte på ulike lokasjoner når du har opprettet så mange ansatte i Smartplan at det blir vanskelig å finne den rette personen blant alle ansatte i hver liste.

Det kan også være nyttig hvis du ønsker å hindre ansatte i å se eller få tilgang til informasjon på tvers av lokasjoner. Ved å tilknytte dem til en bestemt lokasjon betyr det at de kun kan interagere med vaktplaner og kollegaer i sin egen lokasjon.

Til slutt er det nødvendig å tilknytte ansatte til lokasjoner hvis du ønsker å gjøre enkelte ansatte til superbrukere, og dermed gi dem tillatelser til å håndtere spesifikke funksjoner i systemet, som å opprette vaktplaner eller håndtere fravær. Les mer om dette emnet her.

La oss nå se på:

• Hvordan du tilknytter ansatte til lokasjoner
• Hvordan innstillingen påvirker ansatte og superbrukere
• Hvordan du kan begrense ansattes tilgang til data fra andre lokasjoner

Slik tilknytter du ansatte til lokasjoner

For å aktivere funksjonen, gå til “Innstillinger” → “Smartplan Innstillinger” → “Lokasjoner”. Her administrerer du lokasjonene deres, og det er også her du kan tilknytte ansatte til de ulike lokasjonene.

Når funksjonen er aktivert, kan du begynne å tilknytte ansatte til de forskjellige lokasjonene. Du bestemmer selv hvordan du vil gjøre fordelingen. Lokasjonene kan representere ulike avdelinger eller butikker i bedriften din. Denne artikkelen kan hjelpe deg med å finne en passende struktur.

Ved hver lokasjon finner du nå knappen “Tilknytt ansatte og superbrukere”. Klikk på denne for å endre hvem som er tilknyttet lokasjonen.

For å tilknytte en ansatt til en lokasjon, huker du ganske enkelt av i boksen “Tilknyttet”:

Enhver person som er tilknyttet en lokasjon, kan også gjøres til superbruker for den spesifikke lokasjonen. For å gjøre dette, krysser du av i boksen “Superbruker”, og deretter kan du klikke på “Tilpass” for å spesifisere hvilke rettigheter superbrukeren skal ha.

Gjenta den samme prosessen for de andre lokasjonene. Du kan tilknytte samme ansatt til to eller flere lokasjoner hvis de også skal inkluderes i vaktplanene for disse lokasjonene.

Det samme gjelder superbrukere. La oss si at du har opprettet fire lokasjoner: A, B, C og D. Du har tilknyttet medarbeideren Mark til lokasjonene A, B og C. Samtidig har du gjort Mark til superbruker for lokasjon A og B. Dette betyr at Mark vil fremstå som en vanlig ansatt når han får tilgang til lokasjon C, men han vil ha spesifikke rettigheter når han får tilgang til lokasjon A og B. Det kan for eksempel være at han kan håndtere vaktbytte i lokasjon A og redigere ansatte i lokasjon B.

Hva betyr tilknytningen for deg og dine ansatte?

Vaktlister

Dine ansatte vil kunne se alle lokasjoner og alle vaktlister som er blitt frigitt. De kan få tilgang til dem og se dem, men de kan kun overta vakter, bytte vakter og sende inn ønsker til de lokasjonene de er tilknyttet.

Når en administrator eller superbruker jobber på en vaktliste, vil det kun vises relevant informasjon. Det vil si at når du skal bemanne en vakt, vil kun de ansatte som er tilknyttet lokasjonen vises. Det samme gjelder regler og maler, som også vil være knyttet til lokasjonen.

Ansattprofiler

På siden “Ansatte” vil alle ansatte på kontoen vises. Men på venstre side vil du ha muligheten til å filtrere etter lokasjon.

Superbrukere som har rettigheter til å redigere ansatte, vil kunne se alle brukere i oversikten, men de kan kun redigere profiler for de ansatte som er tilknyttet den lokasjonen de er superbruker for.

Meldinger

Det vil fortsatt være mulig å kontakte alle på kontoen via meldingsfunksjonen. Den eneste forskjellen vil være at når du velger hvem som skal påminnes eller motta meldingen, kan du velge en lokasjon (som betyr at alle ansatte på den lokasjonen vil motta meldingen).

Fravær

Fraværskalenderen vil vise fravær for alle lokasjoner på kontoen. Den eneste forskjellen er for superbrukere, som kun vil kunne se og håndtere fraværsforespørsler for de ansatte som er tilknyttet deres lokasjon. I tillegg kan superbrukere kun velge disse ansatte når de registrerer fravær på deres vegne.

Timer & lønn

Hvis en superbruker har rettigheter til å redigere møtetider eller kjøre lønn, vil han eller hun ha tilgang til menypunktet “Timer & lønn”. Men de vil kun se de ansatte som er tilknyttet lokasjonen.

Notifikasjoner

En annen fordel med inndelingen er at alle brukere på kontoen kun vil motta notifikasjoner om de lokasjonene de er tilknyttet. Dette gjelder også vaktbytte- eller fraværsforespørsler: En superbruker med rettigheter til å håndtere vaktbytte vil kun motta notifikasjoner om vaktbytteforespørsler som han har tillatelse til å håndtere.

Stempelklokke

Stempelklokken i appen fungerer på samme måte som den alltid har gjort. Men det er en forskjell når du bruker stempelklokken i en nettleser på en enhet. Hvis de ansatte ikke skal kunne se data fra andre lokasjoner enn sine egne, gjelder dette også for stempelklokken. Hvis du slår dette på, vil du få spesifikke lenker til stempelklokken for hver lokasjon. Ved å bruke disse lenkene sikrer du at ansatte kun kan stemple inn og ut av vakter på sine egne lokasjoner.

Begrens synlighet mellom lokasjoner

Hvis du ikke vil at ansatte skal ha tilgang til informasjon fra andre lokasjoner, kan du begrense dette i innstillingene:

Dette betyr at ansatte og superbrukere kun kan se data fra sine egne lokasjoner. De vil kun kunne:

• Se sine egne lokasjoner og vaktplaner
• Se profiler for kolleger på samme lokasjon
• Motta notifikasjoner om aktiviteter på deres egne lokasjoner
• Stemple inn og ut av vakter på sin egen lokasjon

Du kan til og med begrense tilgangen ytterligere i personverninnstillingene, for eksempel ved å skjule fravær og kontaktinformasjon for andre ansatte.