Intro: Oppnå en oversiktlig kontostruktur ved hjelp av lokasjoner
Oppdag hvorfor lokasjoner kan være nyttige for å arbeide mer effektivt i Smartplan, og lær om de forskjellige måtene du kan strukturere din Smartplan-konto på.
En lokasjon er den største enheten på din Smartplan-konto. Du kan forestille deg at kontoen din har følgende hierarki:
Når du hører ordet “lokasjon,” forbinder du det kanskje med et fysisk sted. Men i Smartplan-konteksten bør du se det som et bredere konsept. Lokasjoner i Smartplan skaper en inndeling av dine ansatte og vaktlister. En vaktliste kan kun opprettes under en lokasjon og kan ikke eksistere uten å være knyttet til en lokasjon. Derfor blir det automatisk opprettet en lokasjon på din Smartplan-konto så snart du oppretter den. Denne lokasjonen kan ikke slettes. Dine aktive lokasjoner vises på siden “Vaktlister”. Under hver lokasjon kan du se alle vaktlister som er knyttet til den. Dine vaktlister kan være under planlegging, redigering eller være frigitt.
Finn en kontostruktur som passer til din bedrifts behov
Det finnes ikke én kontostruktur som er best for alle. Hvorvidt en kontostruktur er “god”, avhenger av hvor godt den er tilpasset til måten du arbeider på, og hvordan virksomheten din er strukturert internt.
For å finne riktig oppsett for deg og ditt team kan du stille deg selv disse fire spørsmålene:
Har jeg behov for å ha mer enn én lokasjon?
Hvis du har en liten bedrift med bare noen få ansatte, kan det være at du har mest nytte av å bruke den forhåndsopprettede lokasjonen på kontoen din. I et lite team jobber folk ofte tett sammen, og en delt vaktliste som alle har tilgang til, kan forbedre arbeidsprosessene dine.
Det er ingen grunn til å dele opp vaktlisten i flere lokasjoner bare for å gjøre det. Det skal gi en praktisk fordel for deg. Hvis du trenger å ha alle dine ansatte og jobbtyper samlet på ett sted for å holde oversikt over ledige vakter og oppdage relevante arbeidsmønstre, er det ingen grunn til å komplisere ting med nye lokasjoner. I en slik situasjon kan du enkelt bruke jobbtyper og filterfunksjoner.
Spørsmålet er: Er det en del eller et aspekt av virksomheten din som kan håndteres separat? Og ville en inndeling i flere vaktlister/lokasjoner forbedre eller forverre oversikten din sammenlignet med én samlet vaktliste? Hvis svaret er “forbedre,” fortsett til neste spørsmål.
Hva er en "lokasjon" i min virksomhet?
En lokasjon kan være hva du vil at den skal være. Hvis du ønsker å dele opp vaktlistene i ulike enheter eller isolerte deler, hvilke kriterier baserer du den inndelingen på? Hvilke strukturer eller “kategorier” tenker du på når du administrerer dine ansatte og vaktlister?
Team som allerede arbeider og organiserer seg selvstendig, og som har lite å gjøre med resten av virksomheten, er et naturlig valg for en ny lokasjon. Men siden dine ansatte kan være tilknyttet flere Smartplan-lokasjoner samtidig, er dette bare én måte å bruke lokasjoner på.
Her er litt inspirasjon:
- Avdelinger eller datterselskaper (for eksempel: Hovedkontor, Oslo-kontor, Bergen-kontor)
- Ulike enheter på samme sted (for eksempel: Hotell, spa, restaurant)
- Ulike team eller avdelinger (for eksempel: Kundeservice, HR, markedsføring)
- Arrangementer eller prosjekter (for eksempel: Bryllup 5. juli, Jazzkvelder på fredager, Street Food-festival)
Du kan opprette så mange lokasjoner som du vil uten ekstra kostnad.
Samarbeider dine ansatte på tvers av lokasjoner?
Når du har opprettet flere lokasjoner og delt planleggingen din etter dem, bør du vurdere hvor mye samarbeid det er mellom ansatte på tvers av disse lokasjonene. Får dine ansatte alltid vakter i samme lokasjon, eller kan de ta vakter for kolleger i andre lokasjoner?
En annen vurdering er antallet brukere på kontoen din. Når administratorer eller superbrukere skal bemanne vakter eller sende meldinger, gjør antallet brukere det vanskeligere å finne de riktige personene i listen?
Hvis du ikke ønsker at ansatte skal samarbeide på tvers av lokasjoner, eller hvis du vil forenkle prosessene dine for å finne bestemte brukere, bør du vurdere å knytte ansatte til bestemte lokasjoner. Når ansatte er tilknyttet spesifikke lokasjoner, kan de kun ta vakter i de lokasjonene de er tilknyttet. Samtidig kan superbrukere eller administratorer kun se relevante ansatte når de for eksempel skal bemanne vakter eller sende meldinger.
Merk: Selv om noen av dine ansatte kan ta vakter i flere lokasjoner, kan det fortsatt være hensiktsmessig å knytte dem til lokasjoner. Den samme ansatte kan nemlig tilknyttes flere lokasjoner. Din beslutning bør derfor baseres på hvordan dere generelt arbeider.
Skaper synlighet på tvers av lokasjoner et problem i virksomheten din?
Til slutt bør du spørre deg selv om det kan skape problemer dersom ansatte fra én lokasjon kan se ansatte og vakter fra andre lokasjoner. Kanskje ønsker du ikke at de skal se hverandres vakter, da det kan føre til misnøye blant ansatte. Eller kanskje noen ansatte føler seg ukomfortable med at kolleger fra andre lokasjoner kan se navnene deres og arbeidstidene deres?
I så fall har du muligheten til å fullstendig skille lokasjonene fra hverandre. Dette betyr at ansatte og superbrukere ikke vil ha tilgang til andre lokasjoner enn de er tilknyttet. De vil ikke en gang vite at de andre lokasjonene eksisterer på kontoen.
Vi håper denne artikkelen har gitt deg en grunnleggende forståelse av hvordan en Smartplan-konto kan struktureres, og hvor viktig lokasjoner er i denne sammenhengen. Hvis du fortsatt er usikker på hvilken struktur som passer best for deg og din virksomhet, må du ikke nøle med å ta kontakt med vårt supportteam for å diskutere din individuelle situasjon.