Planlegg din første uke
På nåværende tidspunkt har du som minimum en tom vaktliste (kanskje har du allerede lagt til vakter i den), og du har som minimum opprettet én ansatt, i tillegg til deg selv.
La oss prøve å planlegge den første uken. Finn den dagen du vil starte med og trykk på “Tilføy tidsperiode”:
En vakt tilhører et tidsrom. Tidsrommet angir når vaktene i dette tidsrommet starter og slutter, om det er lukkevakter, og om vaktene har en ubetalt pause. Et tidsrom kan ha én eller flere vakter.
Trykk på "Tilføy tidsperiode" for å opprette en vakt.
Her har jeg opprettet en enkelt vakt i tidsrommet kl. 9-14 med jobbtypen "Opvasker". Jeg har lagt til en 30 minutters pause til vakten. Når en vakt har en pause, vil Smartplan automatisk trekke pausen fra i timeregistreringen under "Timer og lønn". Hvis den ansatte skal ha betalt pause, trenger du ikke å angi pausen.
Jeg har satt Bo på vakten. Hvis du trenger flere vakter innenfor samme tidsrom, legger du bare til en linje til.
Du trenger heller ikke bemanne vakten når du oppretter den. Det kan du alltid gjøre senere. Når du har opprettet de vaktene du ønsker, trykker du på "Opprett". Nå ser uken din slik ut:
Nå er det både opprettet en bemannet vakt og en ledig vakt. Det er enkelt å bemanne en ledig vakt. Du klikker bare på vakten, velger en ansatt, og trykker lagre:
For enkelhets skyld kan vi gjenta Bo og Bentes vakter for resten av uken. Hvis du har ansatte som har faste vakter, kan du spare mange klikk ved å kopiere et tidsrom. Det gjør du ved å holde musen over tidsrommet og trykke på kopier-ikonet med de to firkantene:
Deretter kan du trykke på de dagene du vil kopiere tidsrommet til:
Jeg velger å kopiere tidsrommet til alle dagene bortsett fra helgen. Nå ser vaktlisten slik ut:
Du kan også kopiere hele ukens tidsrom til andre uker i vaktlisten hvis dine ansatte har faste vakter hver uke. Det gjør du ved å trykke på "Kopier uke". Du har også muligheten til å fjerne alle ansatte fra vaktene igjen ved å trykke "Fjern bemanning". Når du har fjernet bemanningen, får du muligheten til å slette alle vaktene fra uken hvis du vil starte på nytt.
Når du virkelig skal begynne å lage vakter, anbefaler vi at du bruker vår malfunksjon. Med malen kan du opprette vakter for én eller flere uker som deretter blir kopiert over i selve vaktlisten. På den måten slipper du å opprette alle vakter manuelt.