Opprett en ansatt via planleggingssystemet

Denne artikkelen gjelder for kontoeieren og administratorer. Superbrukere med rettigheter til å kunne håndtere ansatte kan redigere ansattes profiler, men de kan ikke opprette nye ansatte på kontoen.

Det vil være kjedelig å bare planlegge vakter til deg selv. Du kan opprette ansatte to steder i Smartplan: ved å klikke på “Ansatte” i menyen eller når du er i ferd med å planlegge en vaktliste. I denne artikkelen går vi gjennom hvordan du gjør det når du planlegger eller redigerer en vaktliste.


I denne artikkelen kan du lese mer om:


Slik oppretter du ansatte via planleggingssiden

Finn knappen “Opprett ny ansatt”:

Nå får du opp en popup der du kan opprette en ansatt. Det er bare to felt du må fylle ut: Fornavn og jobbtype. Resten kan vente til senere:

Jeg har fylt ut Hannes fornavn, og jeg har valgt at hun har jobbtypen “Køkken”. Listen med jobbtyper kjenner du kanskje igjen fra da du opprettet kontoen din. Jobbtypene brukes til å fortelle hvilken type vakt det er, og hvilke kompetanser det kreves for å ta vakten.


Du kan fylle ut e-posten hvis du føler deg klar til å invitere din ansatt inn i Smartplan. Hvis du fyller ut e-posten, sender vi en invitasjons-e-post til din ansatt med en lenke til en side der de kan logge inn i Smartplan. Du kan alltid sende invitasjonen senere når du synes du er klar for det.


Legg til ekstra informasjon om dine ansatte

Hvis du klikker på den grønne pilen ved "Ekstra informasjon", vil du se flere muligheter for å legge til ekstra informasjon om din ansatt, hvis det er nødvendig.

Hvis dere bruker Smartplan sammen med deres lønnssystem, kan du for eksempel legge til ansattes lønnsnummer, som er nummeret den ansatte er registrert med i lønnssystemet. Det er også mulig å velge hvilken lønnstype den ansatte har.

Den ekstra informasjonen du kan fylle ut, er noen standardfelter i systemet. Du har også mulighet til å legge til flere felt med ekstra informasjon om dine ansatte under Innstillinger → Smartplan Innstillinger → Medarbeiderinformasjon.


Slik legger du til flere felt med ekstra informasjon om dine ansatte

Gå til Innstillinger → Smartplan Innstillinger → Medarbeiderinformasjon:


Her vil du se muligheten for å legge til flere felt til informasjonen om dine ansatte. Klikk på "Legg til felt".


Deretter kan du 1) navngi feltet, 2) velge hvilken type informasjon det dreier seg om (om det skal fylles ut med tekst, dato eller fil). Videre må du 3) angi synligheten. Det vil si at du må bestemme om informasjonen bare skal være synlig for administratorene på kontoen, eller om alle skal ha tilgang til informasjonen under "Ansatte"-menypunktet. Til slutt må du velge, 4) hvem som har rettigheter over informasjonen (om informasjonen kun kan legges til/redigeres av administratorer, eller om ansatte også skal kunne legge til/endre informasjonen).

I mitt eksempel ønsker jeg at de ansatte selv skal kunne legge til sin størrelse i bukser, t-skjortestørrelse og fødselsdato, og at denne informasjonen er synlig for alle under menypunktet "Ansatte".


Når du er ferdig, klikker du "Lagre".


Nå vil de ansatte selv kunne legge til denne ekstra informasjonen inne under "Min Profil", men feltene kan også fylles ut av en administrator når de oppretter den ansatte under menypunktet "Ansatte" eller inne i vaktplanleggingsverktøyet:

Klikk "Lagre opplysninger" når du har fylt ut informasjonen. Når informasjonen er lagret, vil den være synlig under menypunktet "Ansatte".


Hvis en ansatt ikke mottar invitasjons-e-posten

Dessverre skjer det noen ganger at en ansatt ikke mottar invitasjons-e-posten fra Smartplan.


Den ansatte bør alltid sjekke sin søppelpost, da e-poster fra Smartplan noen ganger havner der.


Hvis en ansatt fortsatt ikke finner invitasjons-e-posten, kan en administrator sende den aktuelle ansatte en aktiveringslenke. Administratorene kan finne aktiveringslenken under menypunktet "Ansatte". Klikk deretter på "Send invitasjons-e-post på nytt" ved den aktuelle ansatte:


Deretter vil du få muligheten til å sende invitasjons-e-posten på nytt ved å klikke på "Send på nytt", men du vil også se en aktiveringslenke som du kan sende til din ansatt. Dette er den samme lenken som den ansatte ville ha mottatt i invitasjons-e-posten. Via denne lenken kan den ansatte aktivere brukeren sin med sin e-post og velge et passord:

Besvarte dette spørsmålet ditt? Takk for tilbakemeldingen Det oppsto et problem med å sende inn tilbakemeldingen din.