Anonymiser slettede ansatte
I denne artikkelen går vi gjennom hvordan du kan anonymisere dine slettede ansatte i Smartplan.
Du kan lese mer om:
Når du sletter en ansatt i Smartplan, må du avgjøre hva som skal skje med vedkommendes kommende vakter.
Den ansattes avholdte vakter vil fortsatt være synlige i dine vaktlister og i Timer & lønn. Fravær vil også fremdeles være synlig. Som standard vil de ansattes navn fortsatt være synlige på kontoen deres. Du kan imidlertid velge at de i stedet skal anonymiseres etter et visst antall år eller med en gang. La oss se hvordan du gjør det.
Aktiver anonymisering
Når en slettet ansatt anonymiseres på kontoen deres, vil den ansattes navn bli fjernet, samt beskrivelser av vedkommendes fravær. Du vil imidlertid fortsatt kunne se de avholdte vaktene og eventuelt fravær.
Hvis du ønsker at dine slettede ansatte skal anonymiseres, kan du aktivere funksjonen under "Innstillinger" -> "Smartplan Innstillinger" -> "Data og personvern". Her setter du bare hake ved 'Jeg ønsker at Smartplan skal anonymisere mine slettede ansatte etter':
Obs: Anonymiseringen skjer kun om natten. Det vil si at de ansatte kanskje ikke blir anonymisert umiddelbart etter at du aktiverer funksjonen. I stedet vil de bli anonymisert den påfølgende natten, forutsatt at det valgte antall år er passert.
Som standard anonymiseres de ansatte etter den perioden du har valgt (1-10 år). Det kan imidlertid være tilfeller hvor du ønsker at en ansatt skal anonymiseres med en gang. I disse tilfellene klikker du bare på "Anonymiser nå" ved siden av vedkommendes navn i listen:
Slik fremkommer anonymiserte ansatte
Når du har anonymisert en ansatt, vil vedkommende ikke lenger være synlig i listen under innstillingene. I tillegg vil den ansattes navn være slettet i Timer & lønn. Det vil si at når du i fremtiden gjør et oppslag for en periode hvor den ansatte har avholdte vakter, vil han eller hun nå vises som 'Anonym ansatt' etterfulgt av et tall:
Her kan du som alltid klikke på vedkommende for å se både avholdte vakter og fravær. Det eneste som er endret, er at den ansattes navn ikke lenger vises i oversikten.