Slik fungerer vaktbytte

I Smartplan kan ansatte bytte vakter med hverandre, og dette kan raskt gjøres enten på en datamaskin eller i Smartplan-appen.

Administratoren på kontoen kan stille inn om vaktbytter må godkjennes av en administrator eller ikke. Dette betyr at et vaktbytte kan gjennomføres uten administratorens involvering.

I denne guiden finner du følgende:

1. Sett opp notifikasjoner for vaktbytte

2. Slik fungerer vaktbytte i vaktlisten

3. Overfør vakt via brukerprofil

4. Bekreft eller avvis vaktbytteforespørsler

5. Forespørsel om vakt-overtakelse

6. Sett en vakt som ledig

Sett opp notifikasjonsinnstillinger for vaktbytte

Hvis du vil være sikker på å få beskjed om relevante vaktbytter, kan du sjekke at notifikasjonsinnstillingene dine er korrekte.

Du finner notifikasjonsinnstillingene dine under Innstillinger > Notifikasjonsinnstillinger. Her kan du sjekke om du har merket av for "Vaktbytte aktivitet":

På samme side kan du også finne innstillinger for hva og hvordan du vil motta varslene dine.

Slik fungerer vaktbytte i vaktlisten

Hvis du ønsker å foreta et vaktbytte, trykker du bare på vakten du ønsker å bytte. Da vil følgende alternativer vises:

Du kan nå velge mellom "Gi bort vakt" eller "Frigjør vakten".

I det følgende vil vi gå gjennom muligheten "Gi bort vakten".

Når du har trykket på "Gi bort vakten," må du velge personen du ønsker å overføre vakten til:

I eksempelet over velger vi å overføre vakten til Amanda, og bekrefter dette ved å trykke "Gi bort vakten".

Når dette er gjort, blir det sendt en invitasjon til Amanda, slik at hun kan akseptere vaktbyttet. Vaktbyttet blir derfor ikke gjennomført med en gang, da kollegaen din, og eventuelt en administrator, må godkjenne det først.

I oversikten "Planlagte vakter" kan du i seksjonen "Utgående vakter" under "Min profil" følge med på statusen for vaktbytteforespørslene dine:

Overfør vakt via brukerprofil

I tillegg til å gjøre vaktbytter direkte i vaktlisten deres, kan du også igangsette et vaktbytte fra din egen brukerprofil, både i nettleseren og i appen.

I din brukerprofil kan du klikke på vakten du ønsker å overføre til noen, direkte fra oversikten "Planlagte vakter" Her ønsker jeg å bytte vakten den 12. desember:

Du blir ført direkte til den aktuelle dagen i vaktlisten deres. Nå kan du be om vaktbytte, akkurat som beskrevet i avsnittet "Slik fungerer vaktbytte i vaktlisten".

Bekreft eller avvis vaktbytteforespørsler

Et vaktbytte foregår alltid mellom to aktive brukere; en person som ønsker å bytte bort vakten sin, og en person som overtar denne vakten. I det følgende viser vi hvordan mottakeren av vaktbytteforespørselen kan håndtere denne forespørselen.

I dette eksempelet har Anna bedt Else om å ta hennes vakt. Denne forespørselen vises gjennom en varsling øverst i menylinjen under "Min profil":

Når du klikker på "Min profil," blir du ført til profilen din. Her kan du se feltet "Innkommende vakter," hvor du kan finne forespørslene om vaktbytte. Her kan du se hvilken vakt det gjelder, og hvem som har sendt deg forespørselen.

I dette eksempelet har Emma spurt om Amanda kan ta vakten den 9. desember fra kl. 06:00 til 14:00. Ytterst til høyre kan du enten akseptere eller avvise dette vaktbyttet.

Så snart Amanda har klikket på "Aksepter vaktbytte," vil statusen på forespørselen endre seg, og du vil kunne se at det nå bare mangler godkjenning fra en administrator på kontoen deres.

Brukeren som startet dette vaktbyttet får også samme oppdatering. På denne måten kan de følge med på at vaktbyttet kun mangler godkjenning fra en administrator før det er fullført.

Forespørsel om vakt-overtakelse

Mottakeren av en vakt kan også igangsette et vaktbytte. Dette er imidlertid bare mulig i en vaktliste som allerede er offentliggjort.

Når du som bruker velger en vakt i vaktlisten deres, og du klikker på denne, vil følgende oversikt bli synlig:

I dette eksempelet ønsker Amanda å overta en vakt fra Emma den 11. desember.

For å be om å ta denne vakten, må du trykke på "Be om å ta over vakten":

Etter at Amanda har sendt forespørselen til Emma, vil hun kunne se status på forespørselen i sin egen profil:

For å godkjenne denne forespørselen, må man følge samme prosedyre som beskrevet i avsnittet over, der man ønsker å sette vakten sin ledig.

Sett en vakt som ledig

I noen tilfeller ønsker en ansatt kanskje å sette vakten sin som ledig, uten å ha en bestemt kollega i tankene som skal overta den. Da er det mulig å frigjøre vakten.

I dette eksempelet ønsker Amanda å gjøre vakten sin ledig:

Når du har klikket på "Frigjør vakten", må dette bekreftes ved å klikke på "Ja takk, la en annen ta vakten," som vist nedenfor:

Etter dette vil både Amanda og hennes kolleger kunne se i vaktlisten at Amanda ønsker å sette vakten sin som ledig. Dette blir synlig ved det lille blå ikonet som vises i høyre hjørne av Amandas vakt. Dette betyr at andre ansatte kan ta denne ledige vakten:

Når Amandas kolleger åpner vaktlisten sin og klikker på vakten med det blå ikonet, vil de kunne se at det er mulig å ta denne vakten. Dette gjøres ved å klikke på "Ta vakt":

For å oppsummere:

Både ved vaktbytte og når man setter en vakt som ledig, gjelder prinsippet at vakten først er byttet når forespørselen er akseptert av mottakeren og eventuelt en administrator – eller, i tilfelle av ledige vakter, når den er overtatt av en annen ansatt. Inntil dette skjer, vil den ansatte som ønsker vaktbyttet fortsatt være ansvarlig for vakten. Først når alle parter er enige, vil vakten bli tildelt mottakeren av vaktbyttet.