Slik legger du til fravær for dine ansatte

I denne artikkelen vil vi nøye gjennomgå hvordan du kan opprette fravær for dine ansatte.

Hvis du fortsetter å lese, kan du lære hvordan du oppretter fravær gjennom:

• En ansatts profil – enten i en nettleser eller i appen
• Fraværskalenderen i en nettleser
• Fraværskalenderen i Smartplan-appen

Opprett fravær for dine ansatte

Nedenfor viser vi hvordan du som administrator kan opprette fravær på vegne av dine ansatte. Dette kan gjøres på to forskjellige måter: Enten via den ansattes profil eller ved å legge til fravær i fraværskalenderen.

Fordelen ved å opprette fravær direkte via den ansattes profil er at du raskt kan få en oversikt over alt godkjent og avvist fravær for vedkommende. Men dersom du skal legge til fravær for flere ansatte, kan det være mer oversiktlig å bruke fraværskalenderen.

Uansett hvilken metode du velger, vil fravær som legges til av en administrator automatisk bli godkjent og synlig.

Opprett fravær via en ansatts profil (Nettleser + Smartplan-app)

La oss se hvordan du kan opprette fravær for en spesifikk ansatt gjennom dennes profil. Uansett om du er logget inn i en nettleser eller i appen, går du til menypunktet "Ansatte" og klikker på den aktuelle ansatte i listen:

På den ansattes profil klikker du på "Ferie & fravær" etterfulgt av "Tilføy fravær":

Du vil nå se følgende side:

Her kan du spesifisere hvilke dager fraværet skal dekke, og om nødvendig angi et tidsrom for fraværet. Fraværet vil som standard legges til for 24 timer, men hvis det kun er for én dag, kan du fjerne haken ved "Heldagshendelse" og definere et tidsrom for fraværet.

Deretter velger du en fraværstype. "Ferie" og "Sykdom" er automatisk lagt til på alle kontoer, men du kan også opprette egne fraværstyper hvis det er nødvendig. Hvis fraværet påvirker feriekontoen, vil du se hvordan det påvirker balansen.

Når du har lagt inn all nødvendig informasjon, kan du klikke på "Se konsekvenser av fraværet". Hvis den ansatte har vakter i fraværsperioden, må du velge hva som skal skje med vaktene:

Du kan velge én innstilling for alle de kommende vaktene, men du kan også tilpasse innstillingene for enkelte vakter ved å klikke på "Endre" på den aktuelle vakten.

Du kan velge mellom følgende alternativer:

• Gjør ingenting, vaktene utløser timer: Dette velges vanligvis hvis den ansatte fortsatt skal stå oppført i vaktlisten og motta lønn for vaktene.
• Vakter gir 0 timer: Dette velges hvis den ansatte fortsatt skal stå i vaktlisten, men ikke motta lønn.
• Sette vaktene som ledige: Dette velges hvis en annen ansatt skal ta vaktene.
• Slette vaktene: Velges hvis ingen skal erstatte den ansatte på vaktene.

Hvis du velger å gjøre ingenting eller sette vaktene til 0 timer, kan du samtidig velge å opprette nye ledige vakter for samme tidsperiode, slik at en annen ansatt kan ta dem.

I den uthevede boksen nedenfor kan du endre generelle innstillinger for vaktene under fraværet. Hvis noen vakter skal ha andre innstillinger, kan du tilpasse dem enkeltvis:

Nederst på siden kan du godkjenne fraværet, slik at endringene blir synlige under "Timer & lønn" og eventuelt i vaktlisten.

Fraværet vil også vises under "Godkjent fravær" på den ansattes profil:

Legg til fravær i fraværskalenderen (Nettleser)

Du kan få tilgang til fraværskalenderen ved å klikke på "Ferie & fravær" i menyen.

Klikk på "Opprett fravær" og velg den ansatte du vil legge til fravær for:

Når du har valgt en ansatt, vil du se følgende:

Her spesifiserer du hvilke dager fraværet skal dekke, og om nødvendig angir du en tidsperiode. Som standard legges fraværet til for 24 timer, men hvis det er for en enkelt dag, kan du fjerne haken ved "Heldagshendelse" og definere et tidsrom.

Deretter velger du en fraværstype. "Ferie" og "Sykdom" er automatisk lagt til, men du kan også opprette egne fraværstyper hvis du har behov for det. Ved siden av fraværstypen vil du se hvordan nytt fravær påvirker feriekontoen.

Når du har lagt inn nødvendig informasjon, klikker du på "Se konsekvenser av fraværet". Hvis den ansatte har vakter i perioden, må du velge hva som skal skje med vaktene:

Du kan velge samme innstilling for alle vaktene, eller tilpasse enkelte vakter ved å klikke på "Endre" på hver vakt.

Alternativene for vakter er de samme som nevnt tidligere.

Nederst på siden kan du godkjenne fraværet, og det vil da vises i "Timer & lønn" samt eventuelt i vaktlisten.

Fraværet vil også vises i fraværskalenderen:

Legg til fravær i fraværskalenderen (Smartplan-app)

Du kan også opprette fravær via fraværskalenderen i Smartplan-appen. Åpne appen, trykk på "Ansatte" i menylinjen nederst, og deretter "Fravær" øverst til høyre for å se fraværskalenderen.

For å opprette fravær, trykk på plusstegnet øverst til venstre:

Velg først riktig ansatt og deretter hvilken periode fraværet skal dekke. Legg merke til at appen som standard legger til fravær som en "heldagshendelse". Du kan deaktivere dette hvis fraværet bare skal dekke et tidsrom, og deretter legge til start- og sluttidspunkt.

Deretter velger du fraværstype, for eksempel "ferie" eller "sykdom". Du kan også opprette nye fraværstyper ved behov.

Før du oppretter fraværet, kan du legge til en note som vil være synlig for deg og den ansatte.

Du kan også se feriekontoen hvis fraværet er av typen "Ferie". Feriekontoen gir deg oversikt over hvor mange feriedager den ansatte har brukt.

Når du er ferdig, klikker du på "Se konsekvenser av fraværet". Du vil se hvilke vakter som påvirkes, og kan velge hva som skal skje med dem.

De samme alternativene for vakthåndtering som tidligere nevnt gjelder her.

Når du har redigert vaktene, klikker du på "Opprett fravær". Nå vil fraværet vises i fraværskalenderen.

Som vist nedenfor vil du få en oversikt over ansatte som er fraværende på de gitte dagene i måneden. Ved å klikke på en dag i kalenderen, kan du se hvilke ansatte som har registrert fravær.