Feriekontoen

Feriekontoen hjelper deg med å holde oversikt over antall dager dine ansatte har med en bestemt fraværstype. Den hjelper deg også med å holde styr på om antall dager overskrider en definert grense. Det er helt opp til deg om feriekontoen skal aktiveres på deres konto.

Selv om feriekontoen i teorien er designet for å holde styr på ansattes tillatte feriedager, er den utformet på en måte som gjør at du kan bruke den til å holde oversikt over hvilken som helst fraværstype du ønsker.

Vær imidlertid oppmerksom på at det kun er hele fraværsdager som medregnes. Timebasert fravær inkluderes ikke i balansen.

Oppsett av feriekontoen

For å aktivere feriekontoen på deres Smartplan-konto, går du til "Innstillinger" -> "Smartplan Innstillinger" -> "Ferie og Fravær" og setter hake i boksen:

Innstillinger

Deretter kan du se gjennom de tilgjengelige innstillingene:

Perioden som fraværet skal telles for, er ferieåret. Året trenger ikke nødvendigvis være fra 1. januar til 31. desember. Du kan fritt velge en startdato for ferieåret, og året løper da i 12 måneder fra den datoen. Det betyr at du for eksempel kan velge en periode fra september til august for å følge den norske ferieloven.

Som nevnt ovenfor kan du velge hvilken fraværstype som skal påvirke feriekontoen. Det kan være fraværstypen "Ferie", eller det kan være en av dine egne tilpassede fraværstyper hvis du heller ønsker det.

De to neste innstillingene handler om helligdager og helger. Dette er ofte dager hvor de ansatte uansett ikke skal jobbe, så du kan selv velge om fravær på disse dagene skal påvirke ansattes feriekontoer. Hvis du for eksempel velger at fravær på søndager ikke skal inkluderes, og du så legger til en ukes fravær for en ansatt, vil det kun bli lagt til seks fraværsdager på feriekontoen.

Til slutt har du en innstilling angående synlighet. Ansatte vil normalt ha mulighet til å se sin egen feriekonto på profilene sine samt når de legger inn fraværsforespørsler. Men hvis du heller ønsker at det kun er administratorene på kontoen som skal kunne se de ansattes feriekontoer, kan du velge det i stedet. I så fall vil de ansatte ikke kunne se sin egen konto.

Feriegrenser

Nederst på fraværssiden har du muligheten til å legge til tillatte grenser for hver av dine ansatte.

Du klikker bare på "Angi grense", legger inn den avtalte grensen og lagrer endringene:

Så snart det registreres fravær med den valgte typen, vil det automatisk bli oppdatert i denne tabellen. Godkjent fravær som er avholdt, ligger i kolonnen "Avholdt ferie", mens fremtidige planlagte feriedager ligger i kolonnen "Fremtidig ferie".

Velger du å ikke angi en grense for en ansatt, vil denne balansen bare vise 0.

Slik følger du de ansattes feriekontoer

Feriekontoen er synlig flere steder i systemet. Feriebalansen for hver ansatt inkluderer alltid både avholdt og fremtidig fravær.

Hvis du vil se hvor mange feriedager en bestemt person enten har avholdt eller planlagt i løpet av ferieåret, må du sjekke tabellen nederst på siden "Ferie og Fravær" i innstillingene. Her får du den mest detaljerte oversikten over de ansattes feriekontoer (se ovenfor).

Hvis du heller ønsker en rask oversikt over alle ansattes feriekontoer uten å gå inn i innstillingene, kan du gå til menypunktet "Ansatte". Den detaljerte ansattoversikten viser deg alle ansattes feriekontoer:

Feriekontoen er selvfølgelig også synlig på de ansattes profilsider. Her finner du den under menypunktet "Ferie & fravær":

Feriekontoen forteller ikke spesifikt hvor mange feriedager dine ansatte har igjen i ferieåret. Men det betyr ikke at du må regne det ut selv hver gang du eller de ansatte legger inn fravær.

Når fravær opprettes, oppdaterer Smartplan automatisk balansen basert på fraværsperioden du velger:

Hvis den tillatte grensen overskrides, vil dette bli fremhevet med rødt.

Denne funksjonen er også tilgjengelig når dine ansatte oppretter fravær, men det gjelder selvfølgelig kun hvis du har gitt de ansatte tillatelse til å kunne se sine egne fraværskontoer i innstillingene.