Intro: Brukervennlig og oversiktlig fraværshåndtering i Smartplan
Når du skal lage dine vaktlister samtidig som du også skal holde styr på alle hverdagens gjøremål, kan du raskt miste oversikten over hvilke ansatte du har tilgjengelig. I denne artikkelen gjennomgår vi hvordan Smartplan kan hjelpe deg med å bevare oversikten.
Når vaktlistene dine møter virkeligheten, er plutselig fravær en av de tingene som potensielt kan skape kaos i den opprinnelige planleggingen din. Fravær kan oppstå i mange forskjellige former, slik som:
- Sykdom
- Ferie
- Avspasering
- Akutte situasjoner i familien
- Osv.
Hvis du velger å lage vaktplanleggingen din i Smartplan, vil det i de aller fleste tilfeller også være fornuftig å håndtere fravær i systemet. På denne måten har du all informasjon samlet på ett sted, og du kan ta hensyn til fraværet når du lager vaktlister. Ved å opprette fravær i Smartplan og vise det i vaktlistene dine, vil hele teamet ditt alltid være oppdatert på hvem som er på jobb, og hvem som er fraværende.
La oss se nærmere på hvordan fravær håndteres i Smartplan.
Fraværskalenderen
Vi har valgt å vise alt fravær inne i en kalender, da vi mener at det vil gi deg best mulig oversikt over fravær på deres konto. Det gjør det enkelt for deg å se hvilke perioder det er mange fraværende ansatte, og du kan derfor være ekstra oppmerksom på disse. Det er også en god måte å sikre at ferieperiodene blir jevnt fordelt mellom de ansatte. Du finner fraværskalenderen i menypunktet "Ferie & fravær" i menyen.
Både administratorer og vanlige brukere kan opprette fravær, og alt dette fraværet vil bli vist i kalenderen. Den eneste forskjellen er at når en vanlig bruker oppretter fravær, vil det bli vist som en forespørsel som venter på godkjenning. Det vil si at en administrator må godkjenne forespørselen før fraværet er gyldig.
Hvert fravær opprettes med en fraværstype, slik at du kan følge med på hvilke typer fravær det er snakk om for dine ansatte. Du kan også opprette nye personlige fraværstyper hvis dere har behov for det.
Slik henger fravær sammen med resten av systemet
Det som er smart med fraværssystemet, i tillegg til at det gir deg en enkel oversikt, er at det også henger sammen med vaktlistene dine. Og hva betyr det helt konkret? Når du oppretter fravær, sjekker Smartplan om de ansatte har noen vakter i vaktlistene dine i fraværsperioden. Hvis det er tilfelle, kan du med et enkelt klikk velge hva som skal skje med disse vaktene:
Samtidig har du også muligheten til å få vist fravær i vaktlisten. Dette kan være til stor hjelp hvis du må tilpasse vaktlisten din på grunn av fraværet. Godkjent fravær vil vises øverst på dagene i vaktlisten. Og hvis du ønsker å tildele den fraværende ansattes vakt til en annen person, vil Smartplan fortelle deg hvem som er tilgjengelig i tidsperioden:
Dette minimerer sjansen for at du ved en feil tildeler en vakt til en fraværende ansatt.
Hold styr på en bestemt type fravær med vår feriekonto
Feriekontoen er en funksjon som fungerer sammen med fraværet. Den gir deg muligheten til å velge en fraværstype, hvoretter du kan se hvor mange fraværsdager de ansatte har med denne typen i løpet av et år. De fleste av våre kunder bruker denne funksjonen til å holde styr på de ansattes feriedager, da de raskt kan finne ut hvor mange feriedager de ansatte har til rådighet resten av året.